Utilizar um software para realizar a gestão de inventário é uma alternativa bastante eficiente para as empresas que possuem um estoque grande, principalmente por tornar o fluxo de trabalho mais eficiente e menos suscetível a erros e falhas humanas.  Contar com um sistema como esse é bastante comum nas indústrias, mas não é importante apenas nesse setor. As empresas de TI também ganham mais produtividade e assertividade ao utilizar a tecnologia para gerir o seu inventário. Por isso, a Milvus, que está presente em oito países, torna os inventários das empresas mais inteligentes e completos, sendo a maior plataforma desse tipo de serviço no Brasil. No artigo, conheça as 5 principais vantagens de realizar esse controle. A seguir, veja:

• o que é a gestão de inventário;

• quais as vantagens deste serviço;

• conheça a Milvus, maior plataforma helpdesk do Brasil.

O que é a gestão de inventário?

Em indústrias comuns, a gestão de inventário ajuda as empresas a identificar qual e quanto de determinado produto é preciso providenciar e em qual momento é preciso fazer isso.  Esse sistema rastreia o estoque desde a compra até a venda de mercadorias. A prática identifica e responde os dados para garantir que sempre haja o suficiente para atender aos pedidos dos clientes e alertar adequadamente sobre a escassez. No mundo do TI, esse mesmo processo é feito para realizar o controle das máquinas e dispositivos utilizados em determinada empresa. Isso pode ser feito por meio de planilhas de inventário, organizadas manualmente, ou por softwares que tornam esse processo mais otimizado e inteligente, como o Milvus. A gestão de TI também é vital para a saúde de uma empresa, porque ajuda a garantir que, raramente, apareçam problemas que demandariam muito tempo para serem resolvidos ou que não sejam previstos com antecedência, como quando uma máquina estraga, por exemplo.   Com o aplicativo Milvus, você pode ter esse controle de cada dispositivo em tempo real, garantindo mais agilidade também nos chamados de suporte. Veja o vídeo para entender melhor como isso funciona na prática:

https://www.youtube.com/watch?v=NNE64oNYUH8

Quais são as vantagens da gestão de TI?

Além disso, você deve estar se perguntando quais são as demais vantagens de utilizar um aplicativo para o controle de inventário dos seus dispositivos, não é? Leia mais a seguir:

1. Maior controle

Com um sistema de gestão de inventário como o Milvus, é possível ter um controle mais preciso dos dispositivos que necessitam chamados de suporte, manutenções ou que estão próximos de ocorrer problemas. Isso tudo aumenta significativamente a produtividade de toda a equipe, visto que não será necessário um trabalho manual, além disso, ao prever que uma máquina irá estragar, é possível tomar medidas de precaução para não ficar sem ou perder dados importantes.

2. Melhora na entrega 

Com os dispositivos sempre atualizados e rastreados, as entregas do seu trabalho também melhoram, pois tanto você quanto a equipe poderão gerenciar o tempo com outros tipos de tarefas, além de garantir um prazo que poderá cumprir aos clientes. 

3. Melhora o planejamento e as previsões

Esse tipo de software irá ajudá-lo a melhorar a previsão de demanda analisando tendências de dados de ações com bom desempenho. Isso minimiza seus custos de manutenção e manuseio, melhora as receitas e libera fluxos de caixa. Além disso, ao planejar e prever, você atende melhor às expectativas do seu cliente.

4. Concentração de informações mais completas 

Com um sistema realizando todo o inventário de máquinas em um só lugar, as informações vêm mais completas e precisas do que quando isso é feito manualmente. Desse modo, você garante que não perderá ou deixará de faltar nenhum dado. 

5. Economia de tempo

Entre as vantagens mais interessantes, está a economia de tempo sua e da sua equipe. Sem precisar fazer um acompanhamento super minucioso, vocês podem se atentar a trazer outros tipos de melhorias para a empresa sem deixar de realizar um trabalho excepcional. 

Conheça a maior plataforma de gestão de inventário do Brasil

A plataforma Milvus atua no mercado desde 2016 e, como dito no início deste artigo, já está presente em oito países, sendo:

• Estados Unidos;

• Costa Rica;

• Peru;

• Chile;

• Portugal;

• México;

• Colômbia;

• Brasil.

Com ela, a sua empresa pode se livrar de uma vez por todas das tabelas de inventário de suas máquinas e dispositivos, concentrando todas as informações de computadores, tablets e celulares em um só lugar! Além disso, saber tudo o que está instalado em cada um e prever problemas também faz parte do serviço oferecido pela Milvus. Parece quase impossível, né? Mas não é! Pelo acesso remoto, é possível também atender ocorrências sem precisar se deslocar até o seu cliente. Com a Milvus, você tem:

• conexão em vários dispositivos;

• transferência de arquivos;

• histórico de conexões;

• alertas de solicitação em tempo real.

Entre outras questões que aumentam a satisfação do seu cliente. Faça um teste grátis na plataforma Milvus e dê o primeiro passo para aumentar a produtividade da sua equipe e melhorar a entrega do seu serviço!

Ao não realizar o inventário de software, uma empresa fica exposta a grandes riscos econômicos e de gerenciamento, pois passa a ser vulnerável à perda de aplicativos e recursos que são essenciais para o seu bom funcionamento.  O Software Asset Management (SAM) “ ou gerenciamento de ativos de software “ auxilia no desenvolvimento de práticas para otimizar as aplicações instaladas em uma companhia. Mas sem o inventário de software,  não cumpre sua função caso os dados sejam perdidos. Entenda melhor neste artigo a relação entre o SAM e o inventário de software e por que um precisa do outro para funcionar da melhor forma!

O que é um inventário de software?

Você deve concordar que, para o gerenciamento de uma empresa funcionar bem, é necessário ter muito bem mapeadas informações importantes, como:

• estoque;

• perdas;

• ganhos;

• identificação de causas;

• comparação de dados.

Desse modo, todas as tecnologias utilizadas para fazer o armazenamento e a contagem dessas informações devem estar funcionando adequadamente. Nesse caso, o inventário de software é a ferramenta que possibilita realizar um levantamento profundo do estado funcional das máquinas utilizadas, sejam computadores ou outros dispositivos e equipamentos.  Realizar esse trabalho livra os gestores das empresas de lidar com problemas do tipo:

• perda de dados;

• invasões de hackers ou vírus;

• ferramentas estragadas ou lentas.

Outra questão fundamental é que esse rastreio serve como um diagnóstico e gera um relatório das ações que precisam ser tomadas para garantir o bom funcionamento das tecnologias, dando mais segurança e eficiência às empresas.

O que é um Software Asset Management (SAM)?

O gerenciamento de ativos de software é a administração de processos, políticas e procedimentos que suportam a aquisição, implantação, manutenção, uso e descarte de aplicativos de software dentro de uma organização.  O SAM é a parte do gerenciamento de ativos de TI que busca garantir que a organização cumpra os contratos de licença e não tenha custos desnecessários com softwares. O objetivo de toda iniciativa SAM é: 

• facilitar a descoberta de ativos de software;

• garantir a validade dos contratos de licença de usuário final;

• validar o uso apropriado de software livre. 

A documentação do gerenciamento pode proteger as empresas de problemas como pirataria e evitar o uso excessivo não-intencional de licenças, além de fornecer um controle para software sombra na rede. Em grandes empresas, o gerenciamento de ativos de software pode ser tão complexo que exige que uma equipe crie e mantenha um banco de dados para armazenar informações sobre compras de software, assinaturas, licenças e patches. Normalmente, essa equipe é responsável por renovar licenças, negociar novos contratos e identificar e eliminar outros que não são usados. 

Por que o SAM precisa do inventário de software?

Considerando que é o SAM que realiza toda a administração dos processos da empresa e o inventário desse tipo de serviço é que dita a sua saúde e o que ele necessita para continuar funcionando bem, fica clara a importância de manter essas duas funções bastante alinhadas.  Pense o seguinte: o SAM irá fazer todo o serviço, facilitando descobertas para o uso de softwares e programas que tornam o trabalho menos complicado, entretanto, sem medir constantemente a saúde das máquinas e dispositivos utilizados, é possível perder diversos dados e informações em questão de minutos. Além disso, a recuperação é difícil ou, em muitos casos, impossível de acontecer.  A perda de dados que dita o gerenciamento de uma empresa pode causar danos irreparáveis. Mas não só isso, você deve concordar que um problema desse tipo atrasa a evolução dos negócios em diversos níveis e pode trazer prejuízos financeiros.  Agora que você já entendeu melhor a importância de ter os dois processos na sua empresa, veja os impactos que uma solução integrada de TI pode trazer nos seus negócios e comece a gerenciar os recursos da sua empresa com maior eficiência!

Aos poucos a gestão de TI vem atestando seu caráter estratégico e sendo determinante para os planejamentos de um negócio. Suas funções básicas, porém, como inventário de hardware e software, devem acompanhar sua evolução e serem cada vez mais otimizadas.

Isso porque, sem seu principal ativo estratégico mapeado e escalável, o setor de TI não pode dar insights fidedignos para as tomadas de decisão e posicionamento do negócio. A capacidade de utilização de um software, por exemplo, pode ser um gargalo crítico capaz de impedir que uma empresa aproveite uma oportunidade de ocasião no mercado.

O mesmo acontece com os componentes físicos e hardwares. Se não forem corretamente gerenciados, avaliados e otimizados, passarão a ser equipamentos obsoletos que geram prejuízos irrecuperáveis.

Então, como atuar na frente estratégica junto aos tomadores de decisão e também manter o parque tecnológico em dia e eficiente? A resposta está na realização de um bom inventário e acompanhamento.

Neste post abordados tudo que sua empresa precisa saber sobre inventário de computadores e sistemas, para que ela consiga escalar sua performance e seja capaz de responder rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades de seus clientes, fatores que estão em constante evolução. Acompanhe!

O que é e para que serve o inventário de hardware e software?

Para fazer um bom gerenciamento dos hardwares e softwares de um negócio, é preciso entender quais rotinas e responsabilidades tal demanda compreende. Assim, dominando seus limites de atuação, é possível desenvolver métodos e demais estratégias para sua gestão.

Então, o inventário de TI mapeia todo o parque de equipamentos, sistemas, suas conexões e relações com os usuários e seus respectivos setores. Com todos os elementos identificados, ele faz um monitoramento para assegurar a performance e escalabilidade, seja desenvolvendo ações preventivas de manutenção, seja expandindo seu potencial antes de formarem gargalos produtivos.

Quais suas funcionalidades?

Com o inventário bem gerenciado, a equipe da área de TI pode atuar de forma mais estratégica e otimizada, permitindo que contribua para o bom funcionamento do negócio e também para suas estratégias futuras.

Entre suas ações mais comuns, podemos citar o monitoramento e gerenciamento de ativos, envio de alertas sobre suas performances, biblioteca de scripts, acompanhamento do vencimento e utilização de licenças, verificação do funcionamento da rede de computadores, link da internet, gestão de usuários e suas permissões de senhas, entre outros.

Suas funcionalidades e monitoramento constantes permitem que a empresa acompanhe o desempenho de seus recursos tecnológicos, apure se eles “ e insumos como toner de impressoras e papéis “ estão sendo utilizados adequadamente, acompanhe a regularidade de chamados sobre ineficiência ou inoperância, e claro, avalie a condição da infraestrutura conseguir acondicionar novas demandas no curto, médio e longo prazo.

Quais suas principais etapas?

Existem métodos consagrados para suas gestões, empresas que desenvolvem sua própria rotina de inventário ou utilizam o conceito da ferramenta que adquirem. Mas no geral, elas abordam as seguintes etapas:

Identificação e registro do inventário

Desenvolver uma lista completa e detalhada de todos os ativos de software e hardware. Em quais setores estão empregados, suas funcionalidades e demais informações que podem complementar sua gestão.

Esse processo deve ser feito na infraestrutura atual e também nos itens que forem inseridos gradativamente no negócio. Uma identificação no local, com numeração ou outro mecanismo de administração “ como código de barras “ deve estar relacionada no sistema ou planilha de controle da TI. Isso permite que um eventual chamado de suporte seja rapidamente executado, por exemplo.

Mapeamento de seu ciclo de vida e principais fatores que afetam seu desempenho

Além de sua localização, o mapeamento do ciclo de vida dos hardwares e softwares é fundamental para seu inventário e controle. Dados como a versão, quando foi instalado, suas últimas atualizações e suportes realizados podem ajudar no seu acompanhamento de desempenho.

Também é possível relacionar os usuários dos equipamentos, principais insumos utilizados e fornecedores ligados a eles diretamente.

Monitoramento constantemente de suas performances

Todos estes dados podem ser convertidos em relatórios gerenciais que permitem o monitoramento de suas performances, assim como também darem insights para setores relacionados, como o Help Desk da empresa.

O índice de chamados de suporte além do padrão para determinado equipamento pode ser avaliado considerando sua dificuldade de uso, como também falhas ou imprudências de usuários.

Planejamento de melhorias e expansões de capacidade

Tais informações permitem que sua gestão seja otimizada e que seus relatórios contribuam para as estratégias do negócio, e essa é apenas uma de suas importâncias para a empresa.

Qual a importância do inventário para a empresa?

Para profissionais do setor, a importância de cada elemento tecnológico implantado na empresa é clara, mas para alguns usuários e gestores, ela só aparece quando tais equipamentos e serviços ficam inoperantes.

O impacto em suas vendas e processos “ em casos de ineficiência “ pode gerar uma série de prejuízos e seu restabelecimento se torna a prioridade para todo o negócio, afinal de contas, os setores são interligados e o efeito é sentido como uma reação em cadeia. Assim, avaliemos os principais tipos de inventários realizados.

Inventários de redes

O inventário de rede lida não somente com os hardwares responsáveis por conexões de sistemas, mas também dos sistemas e serviços interligados. Por isso, é preciso monitorar suas licenças de uso, validade das versões e como elas se relacionam com outras.

Conectar sistemas e fazer com que um compartilhe dados com os outros é essencial para trazer otimização para os processos internos. E para isso, é preciso que a infraestrutura da rede esteja em dia com seus requisitos de velocidade e processamento, por exemplo.

Esse inventário também é extremamente estratégico para empresas que lidam com aumentos repentinos do uso de seu parque tecnológico. Aquelas que possuem e-commerce, por exemplo, regularmente fazem promoções que geram grande tráfego em seus servidores.

Para que tais promoções tenham sucesso, porém, é preciso saber se a infraestrutura atual suporta tal movimentação atípica. Com um inventário de rede bem organizado, o TI pode agir estrategicamente validando que a rede suportará ou não tal volume de acessos.

Inventários de TI

O inventário de TI é generalista e envolve também o mapeamento e avaliação da performance dos hardwares da empresa. Isso otimiza as funções do Help Desk no suporte e manutenções, controla o uso somente por usuários autorizados, além é claro, de aumentar a vida útil dos equipamentos.

Isso garante que investimentos em tecnologias sejam bem planejados e somente quando forem necessários, permitindo que a empresa não retenha recursos em uma infraestrutura subutilizada e que pode se tornar obsoleta.

Tais focos permitem potencializar a gestão de TI de um negócio, fazer com que ela realize ações preventivas e não reativas. Essa mudança de perspectiva gerencial garante que a empresa tenha maior controle de seus recursos tecnológicos e não sofra com eventuais gargalos ou inoperâncias que podem comprometer os resultados.

Há ferramentas para produzi-lo de forma mais eficiente?

Se sua contribuição para o negócio é óbvia, a quantidade de dados e relatórios necessários para sua gestão também não é difícil de estimar, afinal de contas, cada vez mais as empresas digitalizam seus processos e canais.

Assim, a resposta para essa pergunta é que existem várias delas, com características e funcionalidades diferentes que se adaptam melhor para cada tipo de negócio e, principalmente, ao quanto a empresa deseja inovar e otimizar seus processos.

Sendo assim, o ideal é a escolha de um sistema completo, que englobe não somente a gestão do inventário como também a Help Desk, pois as informações geradas em cada um destes serviços são complementares. Podemos citar como soluções que um bom software deve prover:

Otimização da gestão de TI

Além da manutenção da infraestrutura ativa e operante, um sistema de gestão de TI também deve considerar a experiência de seu gestor com a ferramenta.

Isso significa dizer que o software deve permitir uma personalização do processo de abertura de chamados, dashboard ajustado com os principais indicadores que o gestor deseja seguir, possibilidade de dar prosseguimento e finalizar chamados à distância, entre outros.

Mitigação de erros

O inventário de TI envolve controles de licenças, acesso de usuários e outras atividades que necessitam uma administração criteriosa e regular. Com um sistema ativo é possível gerar alertas para que tais ocorrências sejam tratadas antes de seus vencimentos.

Quando o sistema gerencia tanto inventário quanto Help Desk, isso também permite avaliar a recorrência de chamados para um mesmo problema e equipamento, e então propor melhorias que envolvam a conscientização e treinamento da equipe, por exemplo.

Gestão de chamados para suporte de infraestrutura

O Help Desk lida com pedidos para suporte de um mesmo equipamento diversas vezes. Com um sistema que controle tais ocorrências, é possível unificar cada registro, finalizando todos ao mesmo tempo.

Se o chamado registrado envolve o deslocamento de um funcionário especialista, por exemplo, é possível otimizar tal visita para fazer outras atividades de controle do inventário, como manutenções preventivas e orientações de uso para novos colaboradores.

Um sistema desenvolvido especialmente para esse controle permitirá inclusive que o especialista finalize o chamado ainda na base em que foi acionado. Isso garante a contabilização do seu tempo de resposta, para garantir que tudo seja feito de acordo com a necessidade.

Controle de Service Level Agreement (SLA)

O SLA é o documento que estabelece os níveis mínimos de serviços, e isso vale tanto para as respostas de chamados, como também para a performance de equipamentos. Infringir os parâmetros previamente acordados, no entanto, podem gerar multas e até cancelamento de contratos.

Por isso, um sistema que permita definir uma SLA padrão para diversos clientes ou uma personalizada para aqueles que possuem demandas específicas garante que a empresa tenha um controle seguro de seus serviços.

Se algo estiver em desacordo com a SLA, por exemplo, um alerta pode ser emitido para uma rápida correção e restabelecimento do serviço.

Automação de procedimentos de controle da infraestrutura

O pleno funcionamento de serviços e redes é fundamental para que um negócio mantenha sua performance comercial e uma eventual indisponibilidade pode ser rapidamente combatida por ações automatizadas previamente programadas no sistema de gestão de TI.

Ã? o caso de uma parada no serviço de e-mails de uma empresa. Com o processo automatizado por um sistema, o comando pode ser realizado sem que um funcionário seja deslocado para tal atividade.

Mas, se ainda assim persistir a falha, o sistema também estará habilitado para acionar o especialista mais próximo da localização onde a manutenção é requerida, otimizando o tempo de restabelecimento do serviço.

Um sistema que permita fazer a gestão da infraestrutura de TI também tem uma importante contribuição em sua função de assegurar os dados da empresa. Falaremos desse e dos demais desafios da gestão de inventário a seguir.

Quais são os principais desafios?

Ao falar dos desafios da gestão de inventário de TI é preciso considerar os outros elementos que interferem em seu bom funcionamento. Seriam: os usuários, os diretores que tomam as decisões e os processos que envolvem seu controle.

Uso indevido da estrutura de TI pelos usuários

Usuários que tentam instalar softwares e aplicativos indevidos nos equipamentos das empresas, por exemplo, estão colocando em risco a segurança dos dados organizacionais.

Isso porque tais versões e dispositivos utilizados para fazer a instalação podem ser contaminados com vírus que podem rapidamente entrar na rede da empresa e causar grandes prejuízos.

Além disso, a falta de conhecimento mais aprofundado dos usuários pode fazer com que eles deletem informações ou sistemas indispensáveis para o andamento das rotinas de trabalho, e por consequência, gerar problemas.

Também é preciso lembrar que os equipamentos e as tecnologias da organização devem ser empregados exclusivamente para as atividades profissionais. Imprimir material pessoal, fazer buscas em ferramentas pagas e usar o tempo de serviço para atividades extras não só prejudica o negócio, como também a eficiência da infraestrutura se for considerado a relação entre disponibilidade e resultados gerados.

Garantia da segurança dos dados

A segurança dos dados é uma preocupação crescente para os gestores de TI e investir não somente em ações de conscientização dos usuários, mas também em ferramentas antivírus e procedimentos que combatam ações de hackers são cruciais.

Nesse ponto a importância de fazer a gestão do inventário de hardwares e softwares volta a ganhar destaque. Conhecer a dimensão do parque tecnológico possibilita a identificação de seus pontos frágeis e quais os melhores métodos para aumentar sua segurança.

Sem tais informações inventariadas, a empresa só conseguirá reagir às falhas de sua segurança de dados reativamente, ou seja, quando estiver sendo recorrentemente atacada. O problema desse posicionamento é que a cada ocorrência, além dos prejuízos causados e dados perdidos, suas barreiras vão sendo desvendadas e mais facilmente quebradas pelos atos maliciosos.

Convencimento da diretoria para fazer os investimentos certos

Neste ponto vale ressaltar que não se trata apenas dos investimentos acertados, mas também do momento adequado a fazê-los. Isso porque aumentar a segurança dos dados e a capacidade de processamento, por exemplo, não são soluções que podem ser adquiridas rapidamente.

Ã? preciso fazer cotações, avaliar questões técnicas das soluções propostas e fazer a contratação. Executar tais etapas preventivamente, ou seja, quando o gargalo de performance ainda não aconteceu nem a segurança dos dados tenha sido comprometida, garante tranquilidade para que o gestor de TI faça boas negociações.

Mas se estiver executando tais contratações com urgência, falhas nas considerações podem ocorrer, além da demora para a disponibilização dos produtos e serviços.

Montar uma filial do negócio em curto prazo pode garantir que uma empresa conquiste o mercado antes da concorrência, por exemplo. Isso só será possível se seus servidores tiverem espaço provisionado, assim como hardwares e licenças de softwares já estiverem em processo adiantado de aquisição ou instalação.

Convencer diretores sobre essa importância estratégica, porém, ainda é um desafio. Por mais que empresas estejam explorando cada vez mais o status da inovação, nem sempre seus gestores estão dispostos a investir nas ferramentas e momento certo. O responsável pela TI, então, deve ter bons argumentos e relatórios que comprovem suas sugestões para o negócio.

Performance satisfatória e escalável

Talvez o desafio mais significativo da gestão de inventário seja seu propósito principal, ter o parque tecnológico ativo e com performance satisfatória, e mais uma vez o sistema de gestão de TI torna-se indispensável.

Sem ele, fazer o controle dos hardwares, softwares e dos usuários que se relacionam com eles é consideravelmente mais difícil. Pedidos de suporte que se perdem, colaboradores que instalam aplicativos indevidos nas máquinas e outras ocorrências relacionadas às tecnologias da empresa passam despercebidas e vários efeitos são sentidos na saúde financeira do negócio.

A forma de utilizar os equipamentos atualmente pode ser otimizada e garantir sua escalabilidade temporária e gradativa, ou seja, para dar suporte às ocorrências momentâneas ou definitivas.

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Como aumentar a Produtividade da sua empresa de TI.

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Quais as boas práticas?

Com o panorama da gestão de inventário bem delimitado, e considerando ainda a utilização de um sistema de gestão de TI completo que integre outros serviços do setor, podemos apontar algumas dicas e boas práticas para seu sucesso.

Dedique um bom tempo ao mapeamento de inventário

Um mapeamento bem feito permite que todo o monitoramento e suporte à infraestrutura sejam feitas de forma eficiente e otimizada. Assim, o restabelecimento de serviços e da capacidade da empresa podem ser recuperados mais rapidamente.

Utilize um sistema que integre outros serviços da gestão de TI

Considerando que o Help Desk e o inventário trocam informações estratégicas entre si, ter um sistema que integre os dois serviços permite otimizar essa relação e fazer com que relatórios de performance sejam mais amplos em termos de abordagem.

Saiba quais elementos é possível fazer um estoque

Com o inventário completo, identifique quais insumos e equipamentos valem à pena serem estocados. Se por um lado ter tais elementos disponíveis de forma imediata garante uma rápida resolução, se não tiverem uma frequência de uso justificável, poderão perder a validade de uso ou ficarem obsoletos.

Conheça bem seus clientes e usuários

Quando um setor de TI administra vários negócios de um grupo, lida com clientes diferentes, assim como os usuários dos sistemas que cada um possui. Conhecer as características de cada um permite personalizar as ações estratégicas, e claro, o suporte de atendimento.

Por isso é importante adotar uma SLA e ter domínio sobre suas determinações, principalmente com o apoio de um sistema que faça o gerenciamento de tais regras. Assim, cada cliente terá o atendimento de suas necessidades estruturais e de relacionamento.

Estabeleça prioridades de execução e investimento

A priorização de serviços e investimentos é uma estratégia que precisa ser tratada junto com a diretoria e gestores de cada setor. Uma vez estabelecida, tal ordem de atendimento também será registrada em SLA.

Assim, ao receber duas demandas, seja de atendimento, seja de aquisição de novos equipamentos, o gestor de TI priorizará aquele setor ou serviços previamente cordados. Tal estratégia é fundamental para uma boa atuação da área de tecnologia da informação, pois mantém o nível de satisfação de seus usuários e clientes de acordo com suas expectativas.

Foque na automação

Com a complexidade dos equipamentos e o volume de dados, é preciso investir em soluções que otimizem o processo e execute etapas prioritariamente operacionais, como a reinicialização de algum sistema, por exemplo. Isso garante que a equipe de TI atuará somente em demandas que necessitem do seu conhecimento e capacidade de análise da situação.

Não deixe de acompanhar o ciclo de vida dos ativos

Para que uma empresa esteja sempre pronta para expandir seu negócio, o ciclo de vida de seus ativos precisa estar devidamente controlado. Isso porque é este acompanhamento que demonstrará a necessidade de fazer novos investimentos ou melhorias na estrutura atual.

Além disso, apontará que falhas e tipos de uso podem prejudicar os equipamentos e então, propor mudanças de processos que podem melhorar seu tempo de vida útil.

Em resumo, o inventário de hardware e software é a estratégia que permite que a empresa tenha um modelo de serviço escalável, ou seja, consiga atender mais clientes e gerar mais negócios, sem necessariamente fazer grandes investimentos em sua estrutura.

Ã? a equação ideal para a eficiência do uso dos recursos tecnológicos assegurando a qualidade para os serviços prestados. Sem dúvidas, uma contribuição fundamental para que a empresa consiga oferecer um bom relacionamento e qualidade para seus clientes finais.

Quer entender um pouco mais sobre a escalabilidade do negócio? Então continue sua leitura com o post sobre gerenciamento de serviços em TI: aliando qualidade e demanda e saiba mais.

Contribuição para a eficiência operacional e depreciação do patrimônio. Esses são dois pontos de vista fundamentais para a gestão de TI que a planilha de inventário de informática não é capaz de trazer um panorama realístico.

Ela tem seus méritos e funcionalidades, obviamente, pois na ausência de uma ferramenta adequada, desempenha a função de controle do parque tecnológico para que a empresa não fique totalmente às cegas.

Mas, desde que as tecnologias foram alçadas ao patamar mais estratégico do negócio, sua gestão precisou evoluir consideravelmente para que elas fossem utilizadas com o máximo de performance possível.

Ã? preciso, portanto, compreender de maneira global a importância de abandonar as planilhas de inventário como ferramentas de gestão de TI e, então, adotar um mecanismo capaz de escalar esse cuidado para parques tecnológicos cada vez maiores e de alto valor agregado.

Neste post, discutimos todos os pontos mais relevantes dessa decisão que empresas que querem se manter competitivas precisam fazer. Acompanhe!

Importância do controle de ativos

Existem diversas razões para controlar os ativos de uma empresa, principalmente o inventário de informática.

Com esse controle, é possível estimar a média de gastos com consumíveis, por exemplo, ou a capacidade de expansão operacional a partir da estrutura atual.

O controle de inventário de informática também é primordial para a gestão contábil da empresa, e com ele é possível identificar até mesmo o uso ou apropriação indevida de bens da organização.

Mas, além desses benefícios estáticos relacionados à gestão do patrimônio, podemos apontar outras duas contribuições mais estratégicas desse controle. São elas:

Eficiência de uso para toda a empresa

A velocidade é uma característica essencial para empresas competitivas. Elas precisam estar à frente da concorrência e entregar a seus clientes uma experiência completa no menor tempo possível.

Sendo assim, o suporte dado a elas, seja no Service Desk, seja na gestão de inventário, deve ter a mesma filosofia.

Um controle de ativos devidamente realizado garante que toda a estrutura esteja funcionando em sua melhor performance. Eventuais atualizações e expansões da capacidade dos recursos podem ser muito mais facilmente identificadas com antecedência se estiverem sendo monitoradas, por exemplo.

Redução de despesas não previstas e desperdícios

Nas organizações modernas, cada recurso tecnológico funciona como um pequeno motor do setor em que está instalado, otimizando a estruturação e execução de tarefas, inclusive de maneira multissetorial.

Quando um desses motores deixa de operar, ou tem sua performance comprometida por alguma falha ou situação relacionada, o que se percebe é uma reação em cadeia nos demais setores conectados.

Ã? o caso de um sistema de conciliação de cartões de crédito operado pelo setor financeiro. Se ele trava ou fica indisponível, todas as bases de vendas atrasam suas negociações ou até mesmo deixam de comercializar por causa da instabilidade. Esses são os chamados custos ocultos, que não são passíveis de ser quantificados, mas que certamente afetam as receitas da empresa.

Do ponto de vista mais prático, o controle de inventário bem executado permite que renovações de licenças, trocas de equipamentos e demais ações de melhoria sejam feitas no timing certo, garantindo capacidade de negociação por melhores preços.

Também assegura que a empresa não ficará com um parque tecnológico abaixo de suas necessidades de processamento. A compra de um servidor ou até a contratação de um deles de forma terceirizada exige tempo, e a informação do inventário permite identificar a porcentagem de uso atual e a proximidade de um gargalo.

Falhas decorrentes da planilha de inventário de informática como instrumento

Ainda que seja possível fazer compartilhamento do documento e regras para sua alteração, é fato que o controle por planilhas é frágil, principalmente para empresas com um crescente inventário tecnológico. Entre os percalços mais comuns, podemos apontar:

Não fazem um controle globalizado

Planilhas de inventário de informática não conseguem unificar todas as informações relevantes em uma só tela. Ã? necessário ter ações para o controle físico, lógico, de softwares, agentes e, claro, de auditoria, porém, essa ferramenta é engessada nesse sentido.

Depositam grande parte do processo ao profissional de TI

Planilhas podem ser criadas com várias regras e preenchimentos automáticos, mas, ainda assim, exigem que os profissionais executem boa parte das ações e conferências.

Assim, ao inserir um novo computador no inventário, por exemplo, a planilha pode atribuir novos dados automaticamente, mas o profissional deverá inserir manualmente a maior parte, como permissões de acesso, privilégios e até implementação de firewall.

Automatizar tais controles com um software de controle de inventário garante que menos erros serão cometidos, que outras fontes possam auxiliar na alimentação de dados e que o profissional atuará apenas de maneira estratégica, e não burocrática.

Não dão apoio e informações para auditorias regulares

Com um controle falho e a limitação da ferramenta geradora de planilhas, fazer auditorias é ainda mais difícil e demorado. Além da verificação do funcionamento, ela também se ocupa em identificar as incongruências de informações sobre o inventário.

Assim, suas funções primordiais, que são fazer uma análise da performance e identificar pontos de melhoria, ficam deficitárias, pois boa parte da atenção dos profissionais é direcionada para as falhas do controle.

Benefícios do uso de um software para controle de inventário

Quando uma empresa investe em tecnologias para atender melhor seus clientes e se diferenciar no mercado, precisa ter em mente que somente obterá sucesso na estratégia se elas estiverem em plena capacidade de uso.

Identificar que a performance está dentro das expectativas de uso é um dos benefícios que um software de controle de inventário pode proporcionar. Além dele, podemos citar:

Gerenciamento eficaz de ações preventivas e emergenciais

Com um software, é possível determinar diversas maneiras de analisar uma mesma informação. Os computadores de uma filial podem ser avaliados de maneira global, ou individualmente, com detalhes de seus dispositivos.

Isso garante que seu gerenciamento seja mais eficaz na hora de promover ações preventivas e emergenciais.

Proteção dos dados

Da mesma forma que dados do negócio precisam ser protegidos, o controle de inventário deve estar seguro contra ações maliciosas ou perda de registros.

Com um software específico, os dados estão resguardados.

Análise mais refinada

O inventário pode ser comparado de acordo com seu tempo de vida, padrão de uso, performance e outros. Assim, o planejamento, seja de auditorias, de investimentos, seja de reparos, pode ser muito melhor organizado e fidedigno às necessidades da empresa.

Aumento da vida útil e performance dos equipamentos

No início do post, mencionamos que cada equipamento ou software funciona como um pequeno motor para toda a organização e, quando bem utilizado, pode atingir o máximo de desempenho.

Isso garante resultados em dobro para a organização, pois também proporciona a redução de custos com reparos e reposições.

Fica claro que a planilha de inventário de informática não consegue atender a complexidade da gestão de ativos tecnológicos de empresas de grande porte e que estejam em franco crescimento, portanto, buscar uma ferramenta capaz de cumprir esse objetivo ou uma empresa terceirizada que a utilize é essencial.

Ã? o caso da sua empresa? Então, acompanhe o post "Como escolher um software de gestão de TI" e trace um plano de migração eficiente!

Existe uma frase muito comum entre os administradores que diz: o que não é medido não pode ser gerenciado. A partir dessa constatação, já se pode perceber a importância de fazer um inventário de computadores na empresa.

Nesse inventário, basicamente, se concentram todas as informações de software e hardware dos computadores da organização. Ao criar esse banco de dados, fica muito mais fácil direcionar os próximos investimentos, além de possibilitar que se estime o valor do patrimônio, por exemplo.

Com esses exemplos, já começamos a perceber o quão importante é realizar esse inventário para o desenvolvimento ordenado de uma organização que utilize computadores em rede. No entanto, o procedimento para realizar esse controle varia. Existem muitas ferramentas disponíveis na internet (pagas e gratuitas) para essa finalidade. Entre essas ferramentas, não existe uma que seja padrão “ ideal para todos os casos. Cada caso é um caso. O importante é ter uma boa gestão de TI, para que o crescimento seja inerente ao seu empreendimento.

Acompanhe o artigo e tire suas principais dúvidas sobre o tema!

1. O que é inventário de computadores?

Como já dito: é um banco de dados no qual se armazenam todas as informações necessárias de hardware e software dos computadores de uma empresa, de modo que se possa rastrear seus computadores e periféricos. De que informações estamos falando? Confira:

• Quantos computadores temos na empresa?

• Quantos são desktops e quantos são notebooks?

• Qual o sistema operacional de cada um deles?

• Estão atualizados?

• Contam com antivírus?

• Existe algum programa não autorizado instalado?

• Quem é o usuário de determinado PC?

• Qual o tamanho do HD, memória e qual o processador?

• O que preciso atualizar para aumentar a produtividade da empresa?

Essas são algumas informações básicas que devem constar no inventário.

2. Quais ferramentas posso utilizar?

Para uma pequena empresa, é relativamente simples que um funcionário realize a contagem dos computadores, preencha uma lista com as informações de hard e software e a atualize de tempos em tempos. É possível fazer isso em uma planilha.

Mas agora imagine fazer isso para uma organização com 20, 30, 50 computadores! A planilha é funcional apenas nos pequenos casos. Para empresas maiores, o recomendado é que se utilize ferramenta própria para isso. Existem na web diversas opções gratuitas e pagas que prometem solucionar os seus problemas. Mas em meio a tantas opções, essa incerteza acaba se tornando o próprio problema. Veja a lista a seguir:

• Spiceworks: ferramenta gratuita, basta instalar e escanear a rede. É relativamente fácil de usar e pode fornecer atualizações diárias ou agendadas de relatórios;

• DELL Kace, Lansweeper, SysAid: ferramentas pagas, facílimas de usar, oferecem atualizações constantes e suporte. Ideal para grandes empresas (100 computadores ou mais). O preço pode ser um pouco "salgado";

• Active Directory do Windows: domínio no qual você cadastra os terminais dentro do servidor;

• System Analyser Diagnostic and Reporting Assistant (Sandra): gratuito por tempo determinado. Essa ferramenta faz análise profunda do PC, dos programas instalados e dos periféricos.

Quando se trata de TI, a informação é seu bem mais precioso. Por isso, é importante centralizar suas informações em um domínio que lhe ofereça segurança.

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Como aumentar a Produtividade da sua empresa de TI.

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3. Qual a importância do inventário de computadores para manter o controle no setor de TI?

Ter posse das informações mais básicas e necessárias sobre seu "parque" de computadores é passo crucial para manter o controle sobre o setor de TI. Dessa forma, é possível identificar gargalos de produção, que podem ser ocasionados por alguma máquina ou programa desatualizado ou defeituoso. Fuja dos principais erros cometidos na área de TI.

A segurança de suas máquinas também é um fator que merece atenção considerável. Quando se tem o devido controle da utilização dos computadores, sabendo quem está a utilizá-los e como se dá essa utilização, fica mais fácil manter a integridade deles.

O inventário traz a informação dos programas instalados em cada computador, reportando a presença de programas não autorizados.

4. O inventário pode auxiliar a direcionar os investimentos?

Já foi citado que a partir do inventário podemos identificar o estado em que se encontram as máquinas da organização. Então, se o sistema operacional está desatualizado, se o prazo do antivírus expirou, se o processador ou a memória de alguns computadores estão apresentando irregularidades ou erros, fica muito mais fácil descobrir o endereço do problema. Com esse endereço, é possível direcionar os novos investimentos. Dessa forma, o inventário ajuda na tomada de decisões. Com ele, é mais fácil decidir quanto e onde investir os recursos que nem sempre estão disponíveis. E essa "ajuda" na tomada de decisões pode ser crucial para aumentar a competitividade da empresa no mercado e melhorar a produtividade de maneira geral.

5. É possível criar seu próprio programa de inventário?

A resposta é: sim, é possível! Caso você ou sua equipe estejam familiarizados com o desenvolvimento de programas e aplicativos podem se sentir à vontade para criar seu próprio programa de inventário.

Existem diferentes maneiras de fazer isso. A aplicação FileMaker Pro está disponível para qualquer sistema Mac ou PC e possui um modelo para incluir os estoques de rede, que poderá lhe auxiliar na criação do seu banco de dados.

Outra maneira consiste na criação de um aplicativo e, para isso, você provavelmente precisará de um site de hospedagem. Existem alguns sites de hospedagem de banco de dados livres, como o mysql. Ã? importante salientar a importância de ter um profissional exclusivo para essa função (a depender do tamanho de sua empresa), pois os computadores são peças importantíssimas do patrimônio, e podem representar o motivo de crescimento ou de decadência de uma organização.

Ã?s vezes, computadores ou peças se perdem, programas funcionam com baixa eficiência e os responsáveis podem nem ficar sabendo. Ã? indispensável para uma companhia que se aprenda a reduzir custos de maneira eficiente.

Esperamos que essas perguntas e respostas tenham clareado suas ideias a respeito do inventário de computadores e sua importância! Ã? um assunto que, a princípio, parece complexo, mas com um pouco de paciência e dedicação podemos desvendar seus mistérios.

E se você achou relevante este conteúdo, o compartilhe nas redes sociais, para que a informação alcance mais pessoas!

Gestão de ativos de TI não é uma escolha. É uma obrigação para empresas que querem permanecer vivas no mercado. No mundo de hoje, toda e qualquer organização, de todos os tamanhos, já entendeu que a forma como lida com os recursos de tecnologia da informação é crucial para o sucesso ou fracasso do negócio.

Sua empresa trabalha para continuar crescendo e faturando, não é mesmo? Então, abra os olhos para a gestão de ativos de TI. Essa estratégia poderá ser um divisor de águas na sua competitividade e lucratividade.

Neste post, vamos explicar em detalhes para você o que é a gestão de ativos de TI, quais os benefícios e as principais etapas para colocá-la em prática. Ao final da leitura, você se sentirá bem preparado para arregaçar as mangas e manter a organização no caminho do sucesso!

Afinal, o que é gestão de ativos de TI?

Para explicarmos os benefícios e as etapas de uma gestão de ativos de TI bem-sucedida, é importante abordarmos o real significado do termo.

Em linhas gerais, o termo compreende a administração e o cuidado de tudo o que envolve os componentes tecnológicos de uma empresa. Isso inclui equipamentos físicos, como computadores e impressoras, até soluções intangíveis, como softwares, sistemas e servidores web.

Durante muito tempo, era considerada uma prática complexa, mas, com a popularização da tecnologia, se tornou muito acessível e a cada dia ganha mais espaço nas pequenas e médias organizações. Hoje, a gestão de ativos é fundamental para a empresa se manter inovadora.

Quais os benefícios da gestão de TI?

Gerenciar os componentes de tecnologia da informação se consolidou como algo estratégico e fundamental para as organizações. Ã? uma prática que traz grande valor agregado e aumenta a produtividade da empresa. Elencamos abaixo os principais benefícios desse tipo de gestão:

• redução de custo com manutenção e renovação dos ativos;

• melhor aproveitamento e sinergia entre funcionários e ativos de TI;

• otimização dos gastos na área de tecnologia da informação, evitando desperdícios;

• melhora na qualidade da equipe técnica responsável pela área de tecnologia.

Quais as etapas de uma gestão de ativos de TI?

Você deve estar se perguntando se implementar uma gestão de ativos é algo simples ou complicado.

Apesar de ter sido considerada muito complexa no passado, hoje em dia é mais simples do que parece e, com a ajuda de profissionais especializados, com certeza você terá sucesso nessa empreitada.

Por isso, destacamos as principais etapas para iniciar uma gestão de maneira eficiente. Acompanhe.

1. Mapeie os ativos da empresa

Para uma gestão de sucesso, é importante mapear todos os ativos de TI que sua empresa ou organização possui. O primeiro passo da tarefa é elaborar uma lista com todos os componentes tecnológicos (equipamentos, softwares etc). Inclua também os usuários de cada um desses itens.

Com a lista em mãos, chegou a hora de fazer o mapeamento propriamente dito. Essa tarefa consiste em o gestor interligar os serviços de tecnologia entre si, mostrando as correlações existentes e revelando como um ativo depende do outro. Exatamente como um mapa.

Ã? uma etapa importante e que permite ao gestor identificar com precisão a importância e os impactos da área de TI para toda a empresa.

2. Monitore o ciclo de vida dos ativos

Umas das grandes complicações para a área de TI são a manutenção e a renovação dos ativos. Essa tarefa exige bastante trabalho e recursos financeiros. Para reduzir a dor de cabeça, a dica é monitorar o ciclo de vida de cada item.

Em linhas gerais, o monitoramento consiste em acompanhar o desempenho dos ativos, checar se estão funcionando da maneira correta e há quanto tempo estão sendo usados na empresa.

Com essas informações, o gestor consegue planejar com mais precisão quais ativos necessitam de reparos, de manutenção e até mesmo quais deles devem ser trocados por novos.

Manter os ativos funcionando corretamente dá mais eficiência e produtividade à empresa, além de reduzir gastos com manutenção e reparos desnecessários.

3. Integre as informações internas

Gerenciar as informações de uma empresa é vital para o sucesso de qualquer negócio. Essa máxima também vale quando o assunto é gestão de ativos de TI. Ã? importante que a organização reúna dados e informações de diferentes áreas e fontes em único local para melhor visualização por parte dos gestores.

Com as informações estruturadas, os gestores podem identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Para ilustrar essa questão, vamos lançar mão de um exemplo.

Imagine um e-commerce que percebe que o índice de desistência de compras está mais alto do que o normal. Após detectar a situação, a equipe descobre que o problema não está com os clientes, e sim com o sistema que não efetua o pagamento corretamente.

Diante da situação, a empresa pode acionar rapidamente qual funcionário e qual tecnologia precisam ser abordados para solucionar o problema.

4. Capacite seus funcionários de TI

Treinamento, treinamento e treinamento. Esse deve ser o lema para qualquer relacionamento entre empresas e funcionários, mas fica ainda mais evidente quando se trata de ativos de TI. A tecnologia muda muito e requer aprimoramento constante da equipe de trabalho.

Por isso, não perca tempo. Quanto mais qualificados forem seus funcionários de TI, melhor eles saberão tirar proveito de cada ativo. Na prática, significa mais produtividade e eficiência para sua empresa.

5. Fique de olho nas novidades tecnológicas

Não são apenas os funcionários de TI que precisam ficar atento às novidades. A diretoria da organização também. Uma boa gestão de ativos requer dedicação para descobrir o que há de novo e de melhor no mercado.

O gestor também precisa pesquisar e testar muito para saber qual solução se aplica melhor à realidade da empresa. Além disso, é importante considerar os valores praticados. A tendência da gestão de TI é buscar soluções em cloud, que apresentam preços flexíveis e permitem o crescimento da empresa em escala.

Agora que você entendeu as etapas e os benefícios da gestão de ativos de TI, que tal entrar em contato com a gente? Ã? importante você ter acompanhamento especializado e com profissionais que entendem do ofício. Uma empresa parceira fará você economizar tempo, recursos e, de quebra, melhorar a qualidade da sua gestão.

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O setor de TI lida com uma série de equipamentos cuja eficiência impacta diretamente na saúde financeira dos negócios. Ã? preciso gerenciar não só os próprios computadores, mas a infraestrutura digital de toda a empresa. Por isso, é fundamental implementar estratégias que otimizem os processos de gestão.

O inventário de rede é uma ferramenta desenvolvida especificamente para esse fim. Entretanto, muita gente ainda tem dúvidas sobre seu funcionamento, as vantagens e como ele pode ser implementado.

Não se preocupe! Mostraremos aqui no post tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

O que é o inventário de rede?

A gestão dos ativos de uma empresa não é apenas um trabalho administrativo de monitoramento. Os profissionais de TI lidam com uma série de ferramentas (físicas ou digitais) que precisam de atenção. Do contrário, a dinâmica geral da empresa pode ser comprometida.

Se for necessário, por exemplo, uma migração de servidor, é extremamente complicado executá-la sem visão clara do ambiente com o qual estamos lidando. O mesmo se aplica aos equipamentos em geral. Qualquer ação da equipe de TI se torna limitada e arriscada sem as informações exatas de quais os itens, onde estão localizados etc.

O inventário de rede foi criado com o intuito de resolver essa questão. Assim como outros inventários, ele mantém registro de diversos itens que pertencem, no caso, à empresa. Entretanto, o inventário de rede tem uma particularidade.

Como mencionamos, a TI lida com ferramentas físicas e digitais. O inventário de rede abrange não só os equipamentos físicos (hardwares), mas também as soluções digitais (softwares) utilizadas na empresa.

Afinal, programas também são produtos “ eles estão ligados a um custo de investimento, precisam de manutenção e podem ter até data de validade ou licença a ser renovada. Se lidar com essas questões sem ter controle eficiente já é um problema para pequenas empresas, imagine para uma prestadora de serviço de TI!

Além dos próprios equipamentos, é preciso estar atento à infraestrutura de TI dos clientes. A resolução de qualquer problema se torna muito mais ágil se seus profissionais têm acesso imediato a um documento que indica tudo aquilo que o cliente possui “ servidores, computadores, dispositivos móveis, switches, roteadores e até mesmo cabos.

O inventário de rede lista cada um desses itens e os relaciona às suas informações técnicas de forma detalhada.

Por que o inventário de rede é essencial?

O setor de TI assume papel cada vez mais importante no funcionamento das empresas. Otimizar seu funcionamento é agilizar o trabalho de todos, individual e coletivamente. Por isso, o inventário de rede proporciona o controle necessário sobre os ativos tecnológicos disponíveis.

Em primeiro lugar, ele permite o rastreamento mais rápido dos dispositivos. Em geral, esse trabalho pode consumir muito tempo “ empresas que não adotam inventário de rede podem até perder equipamentos e não ser capazes de recuperá-los por falta de um registro adequado.

Em vez de colocar um funcionário para localizar hardwares e softwares toda vez que uma ação for necessária, basta ter um registro unificado de todos os equipamentos. Consequentemente, a localização também é facilitada.

O inventário, mais do que uma simples lista de ativos, deve detalhar em que setor o equipamento é utilizado, quem é o usuário direto e até mesmo a localização física. Ao registrar hardwares de um grande servidor, por exemplo, é interessante especificar em qual gabinete e prateleira eles estão.

Vale destacar a confiabilidade que o inventário oferece para as informações cadastradas. Se diversos notebooks são comprados ao longo de alguns anos, por exemplo, é crucial registrar as datas de compra de cada um, identificando-os por meio de um código serial.

Isso faz com que a equipe de TI tenha mais facilidade para monitorar a degradação dos equipamentos, assim como rastrear softwares (e licenças) utilizados por cada funcionário. O próprio trabalho do gestor é otimizado, pois ele é capaz de extrair relatórios baseados no inventário para prospectar a compra de novos itens.

Sabemos, por exemplo, que a capacidade de processamento dos computadores dobra a cada dois anos. Assim, setores que precisam de hardwares com alto desempenho exigem a renovação periódica de seus dispositivos.

Basta que o gestor crie um cronograma e fique atento aos registros para substituir os equipamentos mais antigos ou comprar novos cartuchos de memória RAM.

Como implementá-lo em minha empresa?

Para começar, é importante ter em mente algumas perguntas que facilitam a elaboração do inventário de rede. Afinal, o registro deve ser detalhado ao máximo, evitando que informações relevantes faltem no momento em que você mais precisa delas.

Assim, é preciso levantar respostas para as seguintes questões:

• Quantos computadores sua empresa (ou o cliente) tem?

• Qual é o número de notebooks?

• Qual é o número de desktops?

• Qual é o sistema operacional (SO) de cada um deles?

• Qual é a versão desse SO?

• Quais softwares estão instalados neles, incluindo antivírus?

• Qual é o tamanho do HD e da memória RAM?

• Qual é o processador?

• Quais hosts (switches, servidores, impressoras e demais terminais) sua rede possui?

Essa lista pode ser ainda maior. Como você pode ver, é fundamental que ela inclua não só os equipamentos (computadores), mas as peças que constituem sua configuração (memória RAM, processador, HD etc.).

Quanto à metodologia para gestão dessas informações, não há planilha que resolva os seus problemas. Ã? crucial ter em mente que um software desenvolvido especificamente para essa finalidade é o alicerce de um inventário de rede eficiente. Ferramentas como a da Milvus garantem a agilidade que você precisa para acessar os dados, assim como a segurança e disponibilidade que eles exigem. Afinal, não há motivo para desenvolver pessoalmente um sistema de gestão frágil se existem instrumentos extremamente eficazes para solucionar esse problema.

Seguindo uma grande tendência trazida pela nova era da transformação digital, o software da Milvus integra completamente o inventário de rede a um sistema de Help Desk. Assim, mesmo durante um atendimento ao cliente, é possível localizar rapidamente um item e consultar as informações ligadas a ele.

Por isso, não deixe de implementar um inventário de rede na sua empresa agora mesmo. Os benefícios são muitos e não se limitam apenas à equipe de TI!

Quer conhecer de perto um software para gestão de inventário de rede? Então, entre em contato com a Milvus e fale com quem mais entende do assunto!

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A tecnologia da informação é um item essencial para o desenvolvimento de uma empresa. Ela deve ser considerada parte integrante do planejamento estratégico de TI junto ao negócio, apoiando as atividades-chave da empresa. Para que a tecnologia possa ser empregada da melhor forma possível, é preciso lançar mão das melhores práticas, entre elas, o inventário de TI.

Este post foi preparado para mostrar para você o que é e qual a importância de manter esse documento, além de atualizá-lo constantemente. Outros pontos que serão explorados aqui são os sistemas empregados para criar e gerenciar seu inventário de TI, como fazer um inventário eficiente, manter o controle sob esse recurso e quais são as boas práticas.

O inventário de TI

Uma empresa, para o seu bom funcionamento, conta com uma série de recursos tecnológicos que envolvem software e hardware. O inventário nada mais é que uma lista completa de todos esses recursos. Essa relação deve envolver todas as principais informações necessárias para a gestão de cada um dos itens, como:

• dados técnicos;

• data de compra;

• número de série;

• local de instalação;

• data da última manutenção ou atualização.

Esses são alguns dos pontos básicos a serem demonstrados em um inventário de TI. Essa lista pode ser criada de forma manual, por meio de planilhas, e realizada por profissionais da equipe de TI interna ou um time externo contratado, obtendo, assim, os benefícios da terceirização de TI.

Um inventário de TI bem-feito e mantido atualizado pode auxiliar o gerente de tecnologia a ter todos os seus recursos em pleno funcionamento e evitar qualquer tipo de surpresa desagradável.

Razões para implantar um inventário de TI

São várias as razões que poderíamos listar para lhe convencer de que manter um inventário de TI é uma boa prática de gestão. Para função de exemplo, vamos elencar 5 dessas razões.

1. Antecipação de problemas

Ao controlar todos os seus ativos, você poderá verificar quais são as fraquezas de sua infraestrutura de tecnologia da informação e quais são os pontos que necessitam de correção ou reestruturação.

Como os recursos de TI apresentam problemas constantemente, será possível observar certos sinais de que algo não está bem e se antecipar a qualquer situação que possa criar complicações para a disponibilidade dos serviços.

2. Controle de suporte

Geralmente, todos os ativos adquiridos contam com suporte e garantia (em um ponto mais adiante, falaremos sobre os ativos e suas categorias dentro do inventário).

Essa característica deve ser monitorada para que a empresa não acabe perdendo seus direitos ao auxílio do fornecedor em caso de algum mau funcionamento. Como tal informação fica clara no inventário, é possível renegociar termos de garantia ou atualizar os ativos.

3. Aumento da vida útil

A manutenção realizada nos momentos oportunos pode aumentar a vida útil de equipamentos que compõem o ambiente tecnológico da empresa, reduzindo custos com a compra de novos hardwares.

Por meio do inventário de TI, pode-se também identificar qualquer anomalia que ocorra com os ativos e tratar para corrigir tais questões antes que elas possam acabar prejudicando permanentemente o ativo.

4. Controle de uso

Ao criar e manter o inventário de TI atualizado, o gerente de tecnologia poderá ter uma visão completa de sua infraestrutura e o uso que os colaboradores estão realizando dos ativos.

Assim fica muito mais simples identificar quando a origem do problema não é o recurso tecnológico em si, mas o usuário que não tem capacitação ou conhecimento para fazer uso desse recurso, demandando providências.

5. Detecção de softwares maliciosos

Os softwares “ como veremos adiante “ são ativos de TI e, com isso, também fazem parte do controle efetuado via inventário. Por isso, qualquer instalação de ferramenta não passa despercebida ao gestor.

Com isso, o administrador de TI pode detectar qualquer tipo de sistema que não deveria ter sido instalado e realizar a remoção a título de segurança de toda a infraestrutura de tecnologia da empresa.

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Como aumentar a Produtividade da sua empresa de TI.

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Inventário de ativos de TI

O inventário de TI tem como função listar todos os recursos tecnológicos. Chamamos cada um desses recursos de ativo de TI, que pode ser um software, hardware ou usuário que pertence à empresa.

Esses três grupos são básicos e existem em qualquer inventário simples de TI, porém, a depender do rigor que você empregará na sua lista de ativos, podem ser criadas mais categorias para um melhor controle.

Usuário

Dentro desse grupo de ativo, são armazenadas as informações acerca dos usuários que utilizam a infraestrutura de TI da empresa. Quanto menos integrada for essa estrutura, mais dados cadastrais um colaborador pode ter, o que dificulta o controle e carece de mais atenção.

Entre as principais informações reunidas nesses ativos, estão data e hora da realização de login, logs de utilização dos sistemas, programas e sites acessados e outras atividades realizadas. Por meio dessas informações, pode-se verificar a produtividade do suporte de TI dentro da empresa.

Software

Dentro do ativo de software são inseridas todas as informações em relação às aplicações empregadas pela empresa em sua rotina diária, como licenças, endpoints, versões, serviços em nuvem, entre outras.

Pode parecer simples em um primeiro momento, mas o controle dos recursos de aplicação deve ser rigoroso para evitar a perda de licenças e a desatualização, que pode acabar gerando invasões por parte de hackers.

Hardware

A categoria mais simples de se entender como ativo, devido à sua característica palpável, é o hardware. Aqui, se encaixam todos os equipamentos físicos que fazem parte da infraestrutura de TI da empresa.

Podemos caracterizar o hardware como todo equipamento que tenha conexão com a rede, contato com pessoas ou seja um gerador de informação. Estão aqui inseridos dispositivos móveis, desktops, servidores, roteadores, cabeamento etc.

Sistemas de inventário de TI

Nada impede que a criação e o controle do inventário de TI sejam realizados com o auxílio de planilhas, de forma manual. Tal solução, porém, no setor de TI, não é apropriada, uma vez que ele deve ser a vanguarda de inovação dentro da empresa.

Outro ponto a ser explorado é a complexidade, até mesmo em pequenas empresas, de realizar um levantamento de recursos tecnológicos de forma confiável manualmente. Ao realizar esse controle de forma manual, o inventário fica suscetível a erros e má administração.

A automatização desse processo é possível por meio do uso de ferramentas específicas, responsáveis por realizar uma varredura completa na infraestrutura e criar o inventário atualizado dos ativos disponíveis.

Esse tipo de ferramenta explora a Internet das Coisas para estar conectada a outros equipamentos e recolher as informações necessárias para a criação e atualização do inventário.

Funcionalidades

Existem no mercado uma variedade de sistemas que auxiliam o gerente de TI na administração de seus ativos, checando as manutenções e atualizações necessárias para o bom funcionamento da infraestrutura. Entre as principais funcionalidades comuns entre eles estão:

Descoberta de ativos

Ao implantar uma solução como essa, é possível realizar uma varredura completa de toda a infraestrutura de tecnologia da informação da empresa em busca dos ativos de TI para criação do inventário.

Após criar o inventário, o sistema implanta um monitoramento constante dos recursos tecnológicos em busca de qualquer alteração ou instalação de novo ativo no ambiente.

Geração de relatórios

A maioria das ferramentas para inventário de TI conta com uma função de geração de relatórios, na qual pode ser montada uma infinidade de documentos a partir dos dados coletados pela ferramenta.

Tais relatórios são essenciais para realizar um controle efetivo de seus recursos de tecnologia e podem servir como base para subsidiar a tomada de decisão em relação aos ativos, por exemplo, a troca de um equipamento.

Acompanhamento do ciclo de vida

Além da coleta automática de dados, também existe a possibilidade de cadastrar informações que a ferramenta não consiga acessar por si só. Isso pode auxiliar o administrador de TI a realizar o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos.

Podem ser controladas informações como data de compra, versão, carga de uso, garantia e suporte. Dados esses que podem ser essenciais no momento de decidir por realizar uma atualização ou troca de algum recurso da empresa.

Informações em tempo real

Como a plataforma de inventário de TI se comunica diretamente com os ativos e mantém uma vigilância constante sobre os recursos de tecnologia do ambiente, o gestor tem acesso a qualquer alteração em tempo real.

Esse tipo de funcionalidade pode se mostrar um grande diferencial para a gestão de ativos no caso de sistemas críticos, nos quais é impensável que a indisponibilidade do serviço persista por mais tempo do que o necessário.

Contratos com fornecedores

Além de realizar um controle dos recursos de tecnologia, algumas ferramentas tornam possível manter um monitoramento acerca dos contratos firmados junto aos fornecedores de soluções.

Essa função permite ao administrador buscar uma pronta resposta junto ao seu fornecedor de recursos caso haja alguma necessidade pendente e também ter o conhecimento sobre até onde vão seus direitos e deveres.

Como fazer um inventário de TI

Grande parte das empresas deixa de contar com um inventário de TI, principalmente as pequenas e médias, junto de todas as suas vantagens, por achar que é demasiado complexo criar e gerenciar esse documento.

Tal visão, porém, é equivocada e custa muitos recursos financeiros a essas organizações que deixam de buscar por uma melhor organização e gerenciamento de seus ativos.

Existem também outros motivos simples, mas que pesam para o fato de a empresa optar por não realizar o seu inventário de TI. Entre eles, estão o crescimento desordenado da empresa e do setor de tecnologia, colaboradores sem capacitação e falta de investimentos.

Segundo muitos gestores, aquilo que não é medido não é gerenciado, ou seja, você deve conhecer aquilo que busca administrar. Com a tecnologia da informação não é diferente e, no momento de criar uma lista de ativos simples, você pode se valer de algumas perguntas básicas:

• quantos computadores existem na sua empresa?

• quantos são notebooks e quantos são desktops?

• quais são os sistemas operacionais em uso em cada um?

• eles se encontram atualizados?

• quais aplicações estão instaladas em cada um?

• todos os computadores estão com antivírus?

• quais as características, memória, HD, processador de cada uma das máquinas?

• qual o tempo de uso de cada um?

• existem outros hosts conectados à rede?

• onde eles estão?

Esses são só alguns exemplos para demonstrar como é necessário uma grande quantidade de perguntas para montar uma lista de ativos e levantar informações acerca deles, porém tais questões não são complicadas.

Qualquer funcionário atento do setor de TI poderá responder com facilidade a quase todas essas perguntas necessárias para criar o inventário dos recursos de tecnologia, o que facilita essa parte do processo.

Vamos listar 5 passos para que você possa criar o seu inventário de TI:

1. Rotule os ativos

O primeiro passo é criar uma rotulação para os seus ativos de tecnologia. Neste post, já foram listados os básicos “ usuários, software e hardware “, mas nada impede que você crie rótulos para melhorar o seu controle.

Outra possibilidade é que você desmembre cada uma dessas categorias em subtipos, por exemplo, recursos de rede, um tipo que conta com hub, cabeamento e roteador e está subcontido no rótulo de hardware.

2. Crie um esquema de nomeação

Por menor que seja a sua empresa provavelmente ela conta com uma série de equipamentos e sistemas repetidos, como dois computadores de uma mesma marca. Podem ser máquinas iguais, porém, ao nível de controle, são distintas.

Ã? necessário, então, criar um esquema de nomeação, com etiquetas físicas que possam ser coladas para identificação em cada um dos equipamentos. O mesmo ocorre com sistemas: pode ser que cada usuário do sistema conte com uma licença, sendo necessário diferenciá-las.

3. Liste seus ativos

Após os dois primeiros passos, agora você realmente vai realizar a listagem de todos os recursos tecnológicos disponíveis na empresa. Essa listagem vai obedecer aos rótulos criados, subtipos e nomeação.

Ao final dessa etapa, resta a gestão dos ativos, com a visualização de vulnerabilidades, oportunidades de melhoria e o constante monitoramento dos recursos.

4. Busque por vulnerabilidades ou oportunidades

Com todas as informações relevantes em mãos acerca de seus ativos de tecnologia, é simples observar qualquer anomalia. Uma alteração pode se mostrar como uma vulnerabilidade ou oportunidade de melhoria.

Podemos citar como exemplo de vulnerabilidade um software sem licença, no qual seu uso pode ser considerado de má-fé pelo fornecedor, gerando um processo e custos desnecessários. Já uma oportunidade seria encontrar determinado ativo que pode ser utilizado para melhorar o desempenho de outro setor da empresa.

5. Monitore constantemente

Ao fim da listagem, o gestor poderá realizar a verificação das necessidades encontradas durante o levantamento dos recursos de TI. Para empresas que já têm uma infraestrutura montada e realizam o inventário pela primeira vez, é comum encontrarem várias falhas que exigem atenção.

Entre as mais comuns, podemos citar a questão de equipamentos ou sistemas que não se adéquam à demanda atual da empresa, para mais ou para menos, causando gastos desnecessários para o negócio.

Depois de ter realizado todas as primeiras intervenções, basta ao administrador do setor de TI se manter vigilante acerca de qualquer alteração ou necessidade de mudança na infraestrutura.

Controle de inventário de TI

Conforme a empresa cresce e se desenvolve, começam a surgir uma série de gargalos tecnológicos que devem ser tratados para que o negócio possa continuar se desenvolvendo da melhor forma possível.

Pode-se realizar tal correção por meio do controle de inventário de TI. Com todas as informações sobre os pontos fracos e fortes da infraestrutura de TI e sobre os recursos tecnológicos de que dela fazem parte, o gestor poderá tomar decisões melhores.

O objetivo de realizar esse controle é não permitir que licenças de software acabem expirando por falta de renovação, serviços na nuvem sejam cancelados, equipamentos parem de funcionar e várias outras possibilidades existentes em uma má gestão de tecnologia.

Vamos imaginar a seguinte situação para exemplificação da importância do controle de inventário de TI: sua empresa conta com sete funcionários e uma máquina para cada um deles. Cada máquina dessa conta com uma licença para determinado software utilizado em seu negócio.

Em determinado momento do ano, dois deles resolvem pedir as contas e ir em busca de novos desafios. Os negócios vão bem e você decide contratar mais cinco funcionários. O gestor de TI verifica por meio do inventário que já possui duas máquinas ociosas, bem como duas licenças de software.

Nesse caso, só é necessário realizar a compra de três máquinas e adquirir três licenças, minimizando os gastos que teriam de ser feitos. Caso o administrador não pudesse verificar os computadores e permissões ociosas, teria efetuado uma compra desnecessária.

Boas práticas de gerenciamento de inventário de TI

Para obter os melhores resultados possíveis ao implantar um inventário de tecnologia da informação na sua empresa, é possível se fazer valer de uma série de boas práticas. Entre elas, podemos destacar:

1. Automatização

A utilização de ferramentas para a criação e gestão do inventário dos recursos de tecnologia já foi destacada neste post. Nesse instante, vamos reforçar a necessidade de contar com tal solução.

O controle manual da listagem do inventário está sujeito a uma série de problemas, como erros de interpretação, de listagem e confusão de informações que podem levar a falhas críticas.

2. Disponibilidade de inserção de dados

Ã? claro que, mesmo contando com uma plataforma para gestão de inventário, é importante a possibilidade de dar entrada manualmente no sistema de dados referentes aos recursos.

Isso se dá pelo fato de que hoje ainda não é possível, para as ferramentas, realizar a coleta de todos os dados que podem ser relevantes para o seu controle do inventário.

3. Listagem de todos os ativos

Algumas empresas optam por não criar uma listagem completa de todos os seus ativos tecnológicos. Geralmente, deixam os softwares e sistemas de fora da lista do inventário, em uma tentativa de mantê-lo mais simples.

Essa não é uma decisão correta, uma vez que boa parte dos recursos são sistemas e não há como realizar uma boa gestão com apenas metade dos dados. O real controle do inventário de TI só é possível com uma listagem completa de recursos.

4. Atualização automatizada

Uma boa prática realizada para melhorar a gestão dos ativos é se valer de rotinas de atualização automatizada. Por meio desse artifício, o gestor pode autorizar a atualização necessária a determinado recurso automaticamente.

No caso de uma gestão de ativos complexa, em que existam uma grande gama de itens a serem controlados, tal rotina pode facilitar, e muito, a vida do administrador do setor de TI.

5. Informações relevantes

As informações acerca dos ativos podem ser ou não importantes para o seu melhor gerenciamento e controle. Alguns dados podem ser interessantes para determinadas empresas e não ser para a sua.

Verifique, no momento da criação de sua lista de recursos, quais são as informações realmente necessárias. De nada adianta coletar o máximo de dados acerca de cada ativo se tais dados não serão utilizados.

6. Criação de relatórios customizados

Assim como você deve se preocupar com informações que sejam relevantes para a sua gestão, a criação de relatórios deve seguir a mesma lógica. O mínimo possível de dados com a maior clareza, permitindo visualizar um conhecimento realmente útil.

Lembre-se de que o objetivo do inventário de TI não é criar uma série de gráficos bonitos ou uma tonelada de dados, e sim subsidiar decisões importantes do setor de tecnologia em relação à infraestrutura de TI.

Chegamos ao final de nossa jornada na qual aprendemos tanto sobre o inventário de TI. Esperamos que você possa ter adquirido novos conhecimentos sobre o tema.

Queremos ressaltar que foi uma satisfação vir com você até aqui e que, durante todo o conteúdo aqui descrito, tentamos mostrar a importância de criar e manter atualizado um inventário de TI. Tal prática pode melhorar a gestão de recursos de tecnologia da empresa e, agora, acreditamos que a missão foi cumprida e que você já tem total consciência disso.

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