A Gestão de Ativos de TI é uma prática que ajuda a empresa a acompanhar, padronizar e otimizar seus ativos de tecnologia ao longo de todo o ciclo de vida. Na rotina, isso significa mais controle sobre hardware, software e serviços em nuvem, com menos desperdício, mais segurança e mais previsibilidade para atender o negócio.

A seguir estão 10 boas práticas para tornar o ITAM mais consistente em 2026, conectando gestão, operação e atendimento, sem depender de controles frágeis e sem perder a visão do que realmente gera valor.

1) Defina objetivos claros e mensuráveis

Antes de ajustar processos ou escolher ferramentas, esclareça quais problemas você quer resolver. Alguns exemplos comuns são reduzir compras duplicadas, controlar licenças, diminuir equipamentos parados, melhorar auditorias e aumentar a rastreabilidade de ativos no suporte.

Transforme essas dores em metas objetivas. Por exemplo: aumentar o percentual de ativos inventariados, reduzir o tempo para localizar um ativo, diminuir renovações sem uso ou melhorar a taxa de conformidade de software.

2) Trate o ITAM como gestão de ciclo de vida

Evite ver ITAM como “inventário”. Inventário é só a base. O valor está em acompanhar o ativo desde a aquisição até a aposentadoria, com regras para entrada, uso, manutenção, movimentação, substituição e descarte.

Quando a gestão considera o ciclo de vida, fica mais fácil planejar trocas, evitar surpresas de garantia, melhorar a segurança e reduzir custos ao reaproveitar equipamentos quando fizer sentido.

3) Organize dados com padrão e qualidade

Um ITAM que funciona bem depende de dados consistentes. Padronize categorias, nomenclaturas, campos obrigatórios, status do ativo e responsáveis. Defina também o que é considerado “fonte de verdade” do inventário.

Sem esse cuidado, a empresa cai no cenário clássico de informação duplicada, cadastro incompleto e divergência entre áreas, o que compromete relatórios e decisões.

4) Estabeleça governança e responsabilidades

Determine quem é o dono do ativo, quem é o custodiante, quem aprova compras e quem responde por conformidade, principalmente em licenças e contratos.

Além de papéis claros, crie rotinas de revisão. Auditorias internas periódicas e validações por amostragem ajudam a manter o inventário vivo e confiável.

5) Automatize o que for repetitivo e integre onde fizer sentido

Quanto mais o ambiente cresce, mais difícil é manter controle manual. Automatizar descoberta, atualizações e alertas reduz erro humano e libera tempo do time.

Também faz diferença integrar ITAM com processos do ITSM, porque o atendimento ganha contexto do ativo e o controle de ciclo de vida fica mais completo.

6) Priorize os ativos que mais impactam o negócio

Nem tudo tem o mesmo peso. Comece pelos ativos críticos, aqueles que sustentam operação, segurança, atendimento e produtividade, como endpoints corporativos, servidores, rede, sistemas essenciais e softwares estratégicos.

Esse foco evita gastar energia com itens de baixo impacto enquanto riscos relevantes ficam sem gestão adequada.

7) Equilibre controle com velocidade para o usuário

Um dos maiores desafios é dar agilidade para as áreas sem perder governança. Defina níveis de aprovação e fluxos proporcionais ao custo e ao risco.

Para itens de baixo custo e baixo risco, processos mais simples reduzem atrito. Para itens críticos, controle mais rigoroso evita desperdício e problemas de conformidade.

8) Conecte hardware e software na mesma lógica de gestão

HAM e SAM precisam conversar. Se hardware e software são geridos em silos (de forma isolada), surgem lacunas de rastreabilidade e inconsistências, como licenças associadas a máquinas inexistentes ou equipamentos sem controle de software instalado.

Uma visão integrada melhora conformidade, facilita auditorias e reduz gastos com software não utilizado ou com uso acima do permitido.

9) Facilite o acesso e a experiência de quem usa TI

ITAM não é só controle de backoffice. Quando a empresa cria uma forma clara de solicitar, receber, devolver e trocar equipamentos e softwares, o resultado aparece em produtividade e satisfação.

A prática aqui é transformar regras em processos simples, com registro adequado e comunicação objetiva para o usuário.

10) Planeje orçamento e melhorias contínuas

Evite picos de gastos causados por ciclos de troca mal planejados. Distribua aquisições ao longo do tempo, use dados do inventário para prever necessidades e aproveite relatórios para decidir com base em uso real.

Revise periodicamente suas regras, cadastros, fluxos e indicadores. ITAM evolui junto com a empresa, com o parque tecnológico e com as exigências de segurança e conformidade.