Saiba como consolidar a inovação na gestão de TI

É comum que profissionais de outras áreas entendam que a inovação na gestão de TI seja resumida à utilização de equipamentos tecnológicos e sistemas de última geração.

Quem atua nesse departamento, porém, sabe que além das ferramentas, há muito em que inovar, da gestão das pessoas, comunicação com os usuários, clientes finais, seus processos, até a administração do inventário tecnológico.

Ou seja, a TI é um dos setores mais estratégicos da organização e deve ser assim valorizado, tanto do ponto de vista produtivo, como da redução de custos.

Conscientizar a empresa e fazer com que seus processos de inovação sejam consolidados, porém, não é uma tarefa simples. E por isso reunimos neste post algumas dicas valiosas para ajudar a vencer esse desafio. Acompanhe.

Comece inovando nos processos internos de TI

A área de TI deve ser um exemplo de produtividade e eficiência operacional para que possa replicar sua fórmula para os demais setores da empresa ou, ao menos, ter credibilidade para sugerir melhorias de seus processos.

Sendo assim, ter uma central de gerenciamentos de chamados do help desk que permita determinar prioridades, agrupar demandas similares e comparar o nível do serviço realizado com o SLA é fundamental.

Essas ferramentas e bons relatórios de desempenho permitem que o gestor de TI tenha bons insights para as modelagens de processos, correções de falhas e até mesmo para sugerir calendários de treinamento e reciclagem para os usuários.

Adotar modelos de gestão de TI recorrente e a metodologia Scrum também são ações que podem contribuir para o sucesso do setor, pois aumentam a produtividade da equipe e diminuem as falhas mais frequentes.

Isso tudo tornará o departamento de TI muito mais produtivo e fonte de apoio estratégico, assim como os membros de sua equipe.

É preciso lembrar que, por si só, o setor de TI já é visto como um polo de inovação interno, mas, se falhar em suas interações com usuários e clientes, essa imagem será totalmente desconstruída.

Reserve parte do orçamento para inovar

A gestão do setor de TI precisa ter o foco no curto, médio e longo prazo, mantendo a infraestrutura tecnológica atual em funcionamento, melhorando suas performances e projetando suas modernizações.

Dessa maneira, ela garante que não haja contratempos para o trabalho e também que ele sempre estará apto a atender as demandas da empresa, seja para suportar um aumento temporário do uso da rede, seja para expandi-la em definitivo, por exemplo.

Para isso, é preciso ter um orçamento detalhado e metrificado, acompanhando o ROI individual de cada equipamento e setor, e priorizando aqueles onde o investimento é mais crítico e com maior potencial de beneficiamento.

A gestão de inventário tecnológico pode atuar dentro dos limites do orçamento previsto e, ainda assim, promover melhorias inovadoras para toda a organização, e este deve ser o objetivo do gestor.

Conscientize a equipe sobre a importância da inovação

Alguns usuários podem ter resistência às tecnologias e sistemas empregados em seus setores e, por isso, não valorizam e ainda subutilizam ferramentas com alto poder estratégico para a empresa.

Em outras situações, comprometem a segurança das informações tentando instalar softwares irregulares na rede da empresa ou acessando sites incompatíveis com suas áreas de trabalho.

Com a negativa de acesso ou a instalação proibida, tais usuários ficam insatisfeitos e demonstram suas frustrações fazendo mau uso dos recursos tecnológicos existentes.

Para que situações como essas não ocorram, é preciso haver uma conscientização de todos os usuários e funcionários da organização sobre a importância da inovação para a rotina de cada setor.

Tais tecnologias podem, por exemplo, tornar suas atividades mais simples de serem executadas e até mesmo reduzir seus riscos de acidentes no trabalho.

Se um dos diferenciais da empresa for justamente sua capacidade inovadora, todos seus colaboradores devem ter o mesmo perfil e demonstrar essas características nas relações internas e externas, seja ao atender um cliente, seja lidando com um fornecedor.

Promova diariamente a inovação na gestão de TI

Não existem limites para a inovação, e promovê-la diariamente no setor confirma que ela não é feita somente com o uso de tecnologias.

Eliminar processos burocráticos é uma delas. Em um serviço de help desk, por exemplo, distribuir a autoridade para classificar prioridades, por exemplo, torna a gestão muito mais horizontal e ágil.

Até mesmo na própria equipe de analistas é possível eliminar burocracias ao permitir que eles possam tomar decisões sobre o serviço de qualquer lugar.

Agrupar chamados e finalizá-los ainda nas instalações do cliente que fez a requisição otimiza o trabalho do analista e até permite que ele registre mais detalhes e informações do que se tivesse que esperar o retorno à base para finalizar o atendimento.

Finalize conquistando o apoio da alta diretoria

Com as dicas anteriores, a gestão de TI conquistará os usuários, administrará sabiamente seu orçamento, otimizará processos, relacionamentos e a infraestrutura.

Para consolidar a inovação na gestão de TI, é preciso fazer com que ela seja relevante para a alta diretoria da empresa.

Ou seja, em vez de alinhar o departamento de Tecnologia da Informação com o planejamento e os objetivos, é preciso fazer com que eles sejam a mesma coisa.

Para isso, os benefícios e resultados conquistados no setor devem ser constantemente demonstrados por meio de métricas e relatórios de fácil compreensão.

Apresentar projeções de cenários críticos, nos quais as orientações da TI não são consideradas, também ajuda no processo de convencimento e apoio das intervenções necessárias.

Assim, diretoria financeira e estratégica compreenderão mais facilmente as razões para investir na modernização de maquinários já existentes. Ainda que isso represente um custo, a longo prazo, os recursos investidos serão compensados por melhores resultados.

Até mesmo o outsourcing pode ser considerado uma inovação na gestão de TI. Terceirizando o help desk, por exemplo, uma empresa permite que sua equipe interna se concentre no core business e em novas estratégias, enquanto uma empresa especializada mantém o atendimento de seus usuários.

Sua empresa já terceirizou alguma de suas áreas de apoio como call center? Ou esta é sua atividade-fim? Comente sobre sua experiência e qual a percepção dos seus usuários sobre a relação com o serviço prestado por terceiros.

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