Por que você deve abandonar de vez a planilha de inventário de informática?

Contribuição para a eficiência operacional e depreciação do patrimônio. Esses são dois pontos de vista fundamentais para a gestão de TI que a planilha de inventário de informática não é capaz de trazer um panorama realístico.

Ela tem seus méritos e funcionalidades, obviamente, pois na ausência de uma ferramenta adequada, desempenha a função de controle do parque tecnológico para que a empresa não fique totalmente às cegas.

Mas, desde que as tecnologias foram alçadas ao patamar mais estratégico do negócio, sua gestão precisou evoluir consideravelmente para que elas fossem utilizadas com o máximo de performance possível.

É preciso, portanto, compreender de maneira global a importância de abandonar as planilhas de inventário como ferramentas de gestão de TI e, então, adotar um mecanismo capaz de escalar esse cuidado para parques tecnológicos cada vez maiores e de alto valor agregado.

Neste post, discutimos todos os pontos mais relevantes dessa decisão que empresas que querem se manter competitivas precisam fazer. Acompanhe!

Importância do controle de ativos

Existem diversas razões para controlar os ativos de uma empresa, principalmente o inventário de informática.

Com esse controle, é possível estimar a média de gastos com consumíveis, por exemplo, ou a capacidade de expansão operacional a partir da estrutura atual.

O controle de inventário de informática também é primordial para a gestão contábil da empresa, e com ele é possível identificar até mesmo o uso ou apropriação indevida de bens da organização.

Mas, além desses benefícios estáticos relacionados à gestão do patrimônio, podemos apontar outras duas contribuições mais estratégicas desse controle. São elas:

Eficiência de uso para toda a empresa

A velocidade é uma característica essencial para empresas competitivas. Elas precisam estar à frente da concorrência e entregar a seus clientes uma experiência completa no menor tempo possível.

Sendo assim, o suporte dado a elas, seja no Service Desk, seja na gestão de inventário, deve ter a mesma filosofia.

Um controle de ativos devidamente realizado garante que toda a estrutura esteja funcionando em sua melhor performance. Eventuais atualizações e expansões da capacidade dos recursos podem ser muito mais facilmente identificadas com antecedência se estiverem sendo monitoradas, por exemplo.

Redução de despesas não previstas e desperdícios

Nas organizações modernas, cada recurso tecnológico funciona como um pequeno motor do setor em que está instalado, otimizando a estruturação e execução de tarefas, inclusive de maneira multissetorial.

Quando um desses motores deixa de operar, ou tem sua performance comprometida por alguma falha ou situação relacionada, o que se percebe é uma reação em cadeia nos demais setores conectados.

É o caso de um sistema de conciliação de cartões de crédito operado pelo setor financeiro. Se ele trava ou fica indisponível, todas as bases de vendas atrasam suas negociações ou até mesmo deixam de comercializar por causa da instabilidade. Esses são os chamados custos ocultos, que não são passíveis de ser quantificados, mas que certamente afetam as receitas da empresa.

Do ponto de vista mais prático, o controle de inventário bem executado permite que renovações de licenças, trocas de equipamentos e demais ações de melhoria sejam feitas no timing certo, garantindo capacidade de negociação por melhores preços.

Também assegura que a empresa não ficará com um parque tecnológico abaixo de suas necessidades de processamento. A compra de um servidor ou até a contratação de um deles de forma terceirizada exige tempo, e a informação do inventário permite identificar a porcentagem de uso atual e a proximidade de um gargalo.

Falhas decorrentes da planilha de inventário de informática como instrumento

Ainda que seja possível fazer compartilhamento do documento e regras para sua alteração, é fato que o controle por planilhas é frágil, principalmente para empresas com um crescente inventário tecnológico. Entre os percalços mais comuns, podemos apontar:

Não fazem um controle globalizado

Planilhas de inventário de informática não conseguem unificar todas as informações relevantes em uma só tela. É necessário ter ações para o controle físico, lógico, de softwares, agentes e, claro, de auditoria, porém, essa ferramenta é engessada nesse sentido.

Depositam grande parte do processo ao profissional de TI

Planilhas podem ser criadas com várias regras e preenchimentos automáticos, mas, ainda assim, exigem que os profissionais executem boa parte das ações e conferências.

Assim, ao inserir um novo computador no inventário, por exemplo, a planilha pode atribuir novos dados automaticamente, mas o profissional deverá inserir manualmente a maior parte, como permissões de acesso, privilégios e até implementação de firewall.

Automatizar tais controles com um software de controle de inventário garante que menos erros serão cometidos, que outras fontes possam auxiliar na alimentação de dados e que o profissional atuará apenas de maneira estratégica, e não burocrática.

Não dão apoio e informações para auditorias regulares

Com um controle falho e a limitação da ferramenta geradora de planilhas, fazer auditorias é ainda mais difícil e demorado. Além da verificação do funcionamento, ela também se ocupa em identificar as incongruências de informações sobre o inventário.

Assim, suas funções primordiais, que são fazer uma análise da performance e identificar pontos de melhoria, ficam deficitárias, pois boa parte da atenção dos profissionais é direcionada para as falhas do controle.

Benefícios do uso de um software para controle de inventário

Quando uma empresa investe em tecnologias para atender melhor seus clientes e se diferenciar no mercado, precisa ter em mente que somente obterá sucesso na estratégia se elas estiverem em plena capacidade de uso.

Identificar que a performance está dentro das expectativas de uso é um dos benefícios que um software de controle de inventário pode proporcionar. Além dele, podemos citar:

Gerenciamento eficaz de ações preventivas e emergenciais

Com um software, é possível determinar diversas maneiras de analisar uma mesma informação. Os computadores de uma filial podem ser avaliados de maneira global, ou individualmente, com detalhes de seus dispositivos.

Isso garante que seu gerenciamento seja mais eficaz na hora de promover ações preventivas e emergenciais.

Proteção dos dados

Da mesma forma que dados do negócio precisam ser protegidos, o controle de inventário deve estar seguro contra ações maliciosas ou perda de registros.

Com um software específico, os dados estão resguardados.

Análise mais refinada

O inventário pode ser comparado de acordo com seu tempo de vida, padrão de uso, performance e outros. Assim, o planejamento, seja de auditorias, de investimentos, seja de reparos, pode ser muito melhor organizado e fidedigno às necessidades da empresa.

Aumento da vida útil e performance dos equipamentos

No início do post, mencionamos que cada equipamento ou software funciona como um pequeno motor para toda a organização e, quando bem utilizado, pode atingir o máximo de desempenho.

Isso garante resultados em dobro para a organização, pois também proporciona a redução de custos com reparos e reposições.

Fica claro que a planilha de inventário de informática não consegue atender a complexidade da gestão de ativos tecnológicos de empresas de grande porte e que estejam em franco crescimento, portanto, buscar uma ferramenta capaz de cumprir esse objetivo ou uma empresa terceirizada que a utilize é essencial.

É o caso da sua empresa? Então, acompanhe o post “Como escolher um software de gestão de TI” e trace um plano de migração eficiente!

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