7 aspectos da relação entre comunicação e TI que você deve ficar atento

Comunicação e TI têm uma relação de dependência mútua. Boa parte da comunicação interna ou externa das empresas depende de algum recurso tecnológico, como e-mail, telefonia, intranet, internet, entre outros. Por outro lado, o uso eficiente de sistemas, aplicativos e softwares só ocorre quando há uma boa estratégia de comunicação, com treinamentos, manuais, vídeos e demonstrações.

Uma pesquisa do PMI indicou que 2 em cada 5 projetos não alcançam os objetivos de negócio previamente estabelecidos, sendo que 50% dos insucessos têm a comunicação pobre e pouco objetiva como sua principal causa. Logo, é inegável que a comunicação é essencial para o sucesso das organizações, dos projetos e sistemas de TI em médio e longo prazos.

Neste post, você entenderá 7 aspectos essenciais que não podem faltar na relação entre comunicação e TI em sua empresa. Confira!

1. Proximidade dos usuários

Construir sistemas ou processos mais familiares às pessoas que os usarão é um dos maiores desafios enfrentados pela TI. Não basta ser útil, um software precisa ser pensado para facilitar a rotina dos usuários finais e otimizar os processos que as pessoas realizam. Contudo, sem conhecer os hábitos das pessoas, seus desejos ou suas expectativas, é quase impossível pensar em algo que as atenderá e melhorará sua experiência.

Um estudo da Forbes ilustra como o conhecimento do público pode revolucionar um recurso tecnológico: uma simples interface de site pensada para melhorar a navegação de seus visitantes seria capaz de aumentar em 200% a capacidade de um e-commerce em gerar receitas.

Por isso, é essencial colocar-se no lugar dos usuários finais ao pensar em processos ou sistemas de TI. Esse é o fundamento da comunicação: partilhar ideias, experiências e conhecimentos, tornar comum aquilo que se vivência. Ou seja, estabelecer uma clara relação entre comunicação e TI.

2. Interpretação das solicitações

Nem sempre o usuário sabe expressar aquilo que realmente precisa. Sua solicitação indica apenas que descobriu uma necessidade ou detectou algo que parece anormal. Nessa hora, o profissional de TI deve interpretar a demanda para descobrir o que o usuário precisa de fato, ao invés de executar aquilo que ele pede.

Interpretar tecnicamente cada chamado e atender ao que deve ser feito, e não o que é pedido, é mais uma habilidade comunicacional que um bom profissional de TI precisa desenvolver e aprimorar.

3. Conhecimento do contexto da comunicação e da TI do cliente

Já recebeu um chamado urgente que precisava desconectar todos os usuários de uma rede por alguns minutos para ser atendido? Sua primeira reação foi avaliar o impacto de executar aquele procedimento no momento da solicitação ou simplesmente executou o que foi solicitado, sem pensar no negócio do cliente?

Na maioria das vezes, uma boa explicação e previsão de atendimento do chamado em um horário fora do expediente já contornariam a situação. Conhecer o ambiente tecnológico e o entendimento do usuário sobre como uma atividade de TI pode afetar o negócio da empresa é um aspecto importante da relação entre comunicação e TI cada vez mais exigido aos profissionais dessa área.

4. Explicação menos técnica

Siglas, termos em inglês, códigos e nomes técnicos pouco contribuem para a comunicação assertiva entre o time de TI e as outras áreas da empresa. Aliás, boa parte das pessoas fica constrangida em dizer que não entendeu ou que nunca ouviu falar sobre aquele assunto e fica com mais dúvidas.

Quanto mais simples e comparativa for a comunicação, mais fácil será a compreensão do usuário e sua aceitação da solução proposta; quanto mais as pessoas entenderem sobre determinado chamado, mais valorizado será o profissional que as atende!

5. Comunicação mais visual

Usar recursos visuais para materializar informações que podem causar incompreensão significa facilitar o entendimento do usuário. Segundo a Forbes, o cérebro humano interpreta 55% de uma mensagem com base nas expressões faciais e nos gestos de quem fala, 37% da interpretação depende do tom de voz das pessoas e apenas 8% são decodificados por causa das palavras usadas.

Logo, use gestos, imagens e entonações diferentes para facilitar a comunicação e a compreensão sobre TI em sua empresa. Certamente, seu trabalho será facilitado com essa estratégia!

6. Documentação de procedimentos

Uma ordem de serviços bem estruturada pode ser a base para eliminar possíveis atritos entre os envolvidos em um chamado. Contudo, são poucas as empresas que utilizam essa tática. O que costuma acontecer são as sucessivas tentativas em atender um chamado e os repetidos fracassos por descobrir que o usuário, o ambiente ou os recursos necessários não estavam disponíveis.

Documentar os procedimentos auxilia a atender aos chamados de forma mais rápida, com planejamentos bem elaborados daquilo que será executado e aceitação de todos. Por isso, mais que controlar os procedimentos de abertura e fechamento de chamados, analise como a documentação e padronização dos atendimentos pode gerar mais eficiência e proatividade para sua equipe.

7. Transmissão de conhecimento

Transmitir conhecimentos valiosos de um setor para outras áreas da empresa significa aumentar as oportunidades de o negócio se desenvolver, ser mais eficiente e ter mais valor para seus clientes — significa ser mais competitivo!

Um levantamento do PMI mostrou que a falta de uma transmissão de conhecimentos significativos e passíveis de serem consultados é responsável pela execução de 34% de todos os procedimentos malsucedidos. Por outro lado, empresas que formalizam um processo de transmissão de conhecimento garantem 35% a mais de sucesso na realização de suas atividades.

Se a área de TI é vital para o negócio da empresa, ela precisa especializar-se em identificar, capturar, compartilhar, aplicar e avaliar todos os conhecimentos e estratégias que otimizam as rotinas. Certamente, a transmissão de conhecimento é um fator que depende da boa relação entre comunicação e TI.

É verdade que a comunicação depende da tecnologia da informação para ser difundida entre os colaboradores e clientes de uma empresa. Também é um fato que TI, sem o apoio de uma comunicação assertiva e eficiente, não gera os resultados esperados pelas empresas. Por isso, utilize os aspectos citados neste texto para aperfeiçoar a relação entre comunicação e TI em seu negócio!

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