Abertura de Chamados por e-mail

sistema de help desk chamados por email

No Milvus agora você conta com a abertura de chamados por e-mail, onde poderá receber chamados diretamente do e-mail de seus clientes, criando assim chamados automáticos de forma organizada no Portal do Milvus para sua equipe de suporte em TI.

Assista ao Vídeo:

 

Como funciona?

É muito simples: Quando o seu cliente precisar de suporte técnico, basta ele enviar um e-mail para sua empresa e a plataforma Milvus identificará automaticamente a mensagem, gerando assim um chamado no portal para sua equipe de atendimento, tudo de forma prática, rápida e organizada.

Como Fazer a abertura de chamados por e-mail?

Antes de tudo, aconselhamos que crie uma conta de e-mail especificamente para receber as solicitações de suporte, por exemplo: suporte@suaempresa.com.br, ou outro de sua preferência.

Uma vez criada, vamos agora cadastrar este e-mail no Portal Milvus:

  1. No menu principal, clique em “Configurações” (ícone de engrenagem) e escolha a opção “Chamados por E-mail”;
  2. Informe o endereço de e-mail e senha, para que o Milvus tenha total acesso a esta conta de e-mail;
  3. Você receberá uma mensagem de confirmação do Milvus neste e-mail. Para ativar a função, é necessário clicar em confirmar.

Pronto! Agora seus clientes poderão enviar solicitações de chamados por e-mail, totalmente integrado ao seu portal Milvus.

Segurança

Evitando bloqueios

Para garantir a segurança e organização de seu ambiente, é importante tomar algumas precauções simples, porém eficazes:

Evite que os chamados solicitados por e-mail caiam em “retidos” cadastrando previamente os e-mails ou domínios do cliente. Veja como fazer:

  1. No menu principal, clicando em “Cadastros” e escolha a opção “Clientes”;
  2. Na listagem exibida na tela, encontre e selecione o cliente desejado;
  3. Acesse a aba “E-mail / Domínio”;
  4. Lá você poderá bloquear ou liberar um e-mail ou domínio já cadastrado. Mas lembre-se que você não pode bloquear um domínio específico, apenas um e-mail.
  5. Para inserir, clique no botão “Novo” e preencha o formulário.
  6. No checkbox “Liberar todo o domínio”, você habilita que qualquer e-mail dentro deste domínio específico possa abrir chamados. Lembre-se que domínios públicos não podem ser liberados.
  7. Para finalizar, cliquem em salvar.

De volta ao dashboard Help Desk, note que há um novo box de status: “Chamados Retidos”.

Para liberar o chamado de um remetente que ainda não foi cadastrado, clique no box “Chamados Retidos”, para poder adicionar ou bloquear um e-mail ou domínio que ainda é desconhecido pelo Milvus.

Clicando no botão “Adicionar” (com o ícone do sinal de mais), indique a qual cliente este e-mail pertence e clique em liberar, então preencha o formulário.

Ao fazer isso, o Milvus direciona este remetente para a listagem de chamados. Você poderá encontra-lo em “Aguardando atendimento”, podendo ser atendido como os demais chamados.

Acompanhamento constante

Seu cliente atualizado a todo momento

O cliente receberá um e-mail de confirmação do novo chamado ou de um novo acompanhamento, contendo informações do ticket apenas para os remetentes e domínios liberados, levando em conta as configurações dos gatilhos de e-mail já estabelecidos.

Assim, será possível realizar o acompanhamento do ticket diretamente pelo e-mail, facilitando a vida do seu cliente e mantendo organizada a sua gestão dos atendimentos.

Ainda não conhece a plataforma Milvus?

Se você gostou deste recurso de abertura de chamados por e-mail, você precisa conhecer a plataforma Milvus e garantir produtividade máxima para o seu help desk.

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