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Conheça 7 vantagens da assinatura digital para ordens de serviço

18 de dezembro de 2018
Por Felipe Alves

É fato que as documentações em papel estão com os dias contados e, cada vez menos dependemos delas para receber, pagar ou fazer acordos de serviço. Mas para que os documentos não percam a validade jurídica — que ainda padece de certa burocracia —, é necessário que haja uma forma de formalizar as documentações virtuais. Uma das  maneiras de atingir esse objetivo é com a assinatura digital.

Essa solução garante mais agilidade e segurança nas transações, e tem despontado como uma das mais importantes mudanças quando o assunto é formalização de contratos.

Infelizmente, muito gestores ainda desconhecem esse tipo de autenticação de documentos digitais, o que faz com que eles percam oportunidades de otimizar processos e diminuir burocracias que a transformação digital tem possibilitado.

Quer entender o que é a assinatura digital e as vantagens que ela traz para as ordens de serviço? Então este post é para você! Continue a leitura.

O que são as assinaturas digitais?

Quando falamos de assinaturas digitais, estamos nos referindo ao que há de mais avançado em relação ao cumprindo de exigências legais de documentações. Isso porque elas têm os mais elevados padrões de confiabilidade e autenticidade para os documentos.

Essa confiabilidade é adquirida graças a uma identidade digital certificada e disponibilizada por um provedor de serviços confiável, ou por uma autoridade de certificação.

Essa identidade digital única e criptografada confirma a autenticidade do documento, garantindo que todas as informações poderão ser confirmadas por meio de uma tecnologia conhecida como infraestrutura de chave pública — PKI.

Como a segurança das assinaturas digitais é garantida?

Uma assinatura digital é desenvolvida para evitar adulterações, sendo assim, podemos dizer que ela é criada e protegida pelos mais sofisticados padrões de segurança, que garantem a conformidade da emissão até o arquivamento.

Tudo começou com a criação da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP Brasil, no ano de 2001. A partir daí, os documentos digitais começaram a ter validade jurídica, sendo o primeiro passo rumo à substituição dos documentos de papel.

Será o fim da burocracia para o fornecedores de TI?

No sistema tradicional, quando duas empresas fecham um acordo de prestação de serviços de TI, a produção de ordens de serviço necessita sempre da assinatura do solicitante, após a execução do serviço.

Agora imagina se as duas empresas tiverem sedes em cidades diferentes, o que é muito comum hoje em dia? O processo, além de burocrático, ficará caro e demorado.

Todos esses processos burocráticos são totalmente incompatíveis com as facilidades que a transformarão digital oferece com virtualização de serviços, mobilidade, e inteligência artificial. Não faz sentido continuar criando documentos como no século passado.

A assinatura digital veio como alento para colocar os acordos de serviço no mesmo patamar de outras documentações empresariais, garantindo a validade jurídica a arquivos em formato PDF, DOC e outros, colocando-os no mesmo patamar de um documento produzido da maneira tradicional em um cartório.

Além de substituir os documentos tradicionais, as assinaturas digitais também viabilizam transações 100% online, procurações, autenticações, informações corporativas internas, como as ordens de serviço, e muito mais.

Quais são as principais vantagens de ter um sistema de assinatura digital para ordens de serviços?

1. Economia de tempo

Você não precisa mais esperar que seu gerente retorne das férias, conferência ou de uma viagem de negócios, para que ele assine uma liberação ou outro documento importante. As assinaturas digitais garantem que as empresas economizem e ganhe tempo com documentos produzidos e assinados com um clique.

Há um ganho significativo com a mobilidade, pois os documentos podem ser assinados instantaneamente, de qualquer lugar e dispositivo — tablet, telefone ou computador. Assim, com as assinaturas digitais as tarefas burocráticas e repetitivas são executadas em minutos.

2. Otimização de processos

Com mais agilidade nos trâmites legais, a empresa ganha em produtividade, pois o gerenciamento e rastreamento dos documentos se tornam mais fluidos e menos dispendiosos, evitando gargalos produtivos.

Como todo o processo é digitalizado, o profissional é notificado em tempo real sobre a necessidade de assinar algum documento, e pode acompanhar o status para saber em que estágio a documentação está.

3. Segurança

Quando se trata de manter as informações seguras, a assinatura eletrônica é uma das melhores soluções.

Sabemos que os hackers ficam 24 horas por dia bolando seus esquemas maliciosos para roubar dados corporativos e informações confidenciais sobre os colaboradores.  Com uma assinatura digital, você pode assinar documentos on-line sem se preocupar.

Isso porque a criptografia digital mantém a sua assinatura segura, protegendo sua empresa contra fraudes e mantendo as informações longe de malfeitores, que poderiam causar danos incalculáveis a uma corporação.

4. Sustentabilidade

Com menos papéis, os danos ao meio ambiente são diminuídos e, consequentemente, sua empresa ganha pontos como uma corporação sustentável. Desse modo, fica mais fácil adquirir as certificações ambientais e mudar a cultura interna, com um novo mindset coletivo.

5. Economia

A produção de documentos não depende apenas de papel: em grandes empresas, a quantidade de documentações solicitadas e produzidas, promove uma reação em cadeia de gastos.

A começar pelas impressoras, que além de manutenção, tem gastos com toners, que precisam ser trocados regularmente.

Além disso, as impressoras dependem de energia para funcionar, o que gera mais um custo, que se somado a um período maior de tempo, pode chegar a um valor que faz uma boa diferença na receita. Nesse sentido, a assinatura digital elimina todas essas despesas de uma vez, liberando uma fatia do orçamento para investimentos estratégicos.

6. Espaço

Menos papéis, estantes, gavetas, pastas e mais espaço. O processo de digitalização de documentos corporativos não é novo, mas os documentos que têm valor jurídico ainda ocupam as suas gavetas e pastas.

Com o advento da assinatura digital, é possível quebrar a última barreira que mantém arquivos em uma empresa: os documentos oficiais, como as ordens de serviço. Assim, a empresa ganha mais espaço para utilizá-lo da melhor forma possível em seu processo produtivo.

7. Validade jurídica

As assinaturas digitais fornecem autenticidade e garantem que a assinatura seja verificada. Isso assegura que o documento tenha validade em qualquer tribunal, da mesma forma que uma documentação feita em papel e assinada manualmente. Portanto, a criptografia e rastreabilidade simplificam a auditoria e a conformidade.

Você deve estar se perguntando agora, como fazer para criar uma assinatura digital para as ordens de serviço, certo? Para isso, é preciso utilizar ferramentas que sejam capazes de fazer a gestão e coleta das assinaturas digitais, como o Milvus!

Se quiser descobrir hoje mesmo como começar a produzir ordens de serviço com assinaturas digitais, entre em contato conosco para tirar todas as suas dúvidas.