Veja como um modelo de ordem de TI pode organizar sua empresa

Qualquer negócio tecnológico ou departamento de TI que deseje alto nível de inovação e otimizar suas operações para ter bom resultado operacional precisa contar com uma comunicação eficiente. A emissão de ordens de serviços colabora nisso, já que informam corretamente colaboradores sobre o que deve ser feito na empresa ou com clientes. Além disso, são feitos com base em um modelo de ordem de TI estruturado e completo.

Quer saber mais sobre esse tema e como ele pode ser importante para o direcionamento dos serviços dentro e fora do seu negócio? Então, continue lendo e veja o que preparamos para você!

O que é modelo de ordem de TI?

Um modelo de ordem de TI é um documento que orienta como uma ordem de serviço de TI deve ser feita e executada, a qual, por sua vez, corresponde à formalização do trabalho que será prestado a alguém.

A ordem de serviço contém as instruções necessárias para o planejamento e a execução de um serviço. Esse instrumento é muito usado pelas companhias para organizar as atividades realizadas a clientes, mapear riscos do trabalho e controlar atividades efetuadas.

Ele funciona como uma espécie de solicitação e autorização do cliente/colaborador para que o setor de TI, ou a empresa, efetue um serviço do qual necessita.

A ordem de serviço pode ser compartilhada com vários colaboradores para que todos fiquem cientes do que é preciso para fazer o trabalho com sucesso, levando em consideração as preferências, necessidades e exigências do solicitante. Também é considerada a disponibilidade de recursos para isso.

Em resumo, podemos dizer que uma ordem de serviço de TI basicamente formaliza uma atividade prestada pela TI, por uma assistência técnica ou outra equipe da área a um cliente (interno ou externo).

O modelo de ordem de TI, por sua vez, é, como o nome já diz, o modelo documental que deverá ser preenchido, dando origem à ordem de serviço. É simplesmente a estrutura que precisa ser seguida, contendo os dados necessários para a execução da atividade. Por exemplo, ele pode indicar os insumos necessários, a mão de obra envolvida, o que será feito e em que data, entre outras informações.

Qual a sua importância?

Uma ordem de TI contém as instruções e demais dados passados pelo cliente/colaborador para que o profissional responsável pela atividade saiba exatamente o que precisa fazer. Também são inseridas informações do parecer do especialista/técnico, envolvendo processos, materiais, recursos etc. necessários para a realização do serviço.

É possível, ainda, acrescentar o tempo de serviço e, no caso de uma assistência, registrar falhas, problemas ou defeitos que possam facilitar a busca por soluções, o que ajuda no trabalho da equipe.

Por exemplo, um desenvolvedor web poderá usar um modelo em que explicite os tipos de recursos, os custos e os prazos dos quais necessita para realizar os serviços solicitados a ele. O mesmo vale para outros cargos e funções dentro da equipe de TI.

O gestor responsável pelos colaboradores que devem executar as atividades solicitadas por meio de ordens de serviço em TI também pode descobrir aspectos importantes para a correta realização dessas tarefas, beneficiando sua gestão em TI.

Por exemplo, a mão de obra necessária, além da quantidade exata de materiais, para a realização dos serviços com êxito, dentro do prazo definido. Isso será essencial para, entre outras coisas, manter um bom controle dos estoques, colaborar com a gestão financeira e minimizar custos.

Como fazer e qual é a estrutura da ordem de serviço?

Boa parte das informações que o modelo terá depende da atividade exercida pela empresa ou das funções do departamento de TI. No entanto, existem alguns dados que costumam ser comuns a vários negócios e setores, são eles:

  • dados do cliente/colaborador que solicitou o serviço;
  • número de processamento ou do documento — ele serve para o adequado controle das ordens emitidas. Também ajuda a distinguir uma ordem de serviço das outras, facilitando a organização e a busca por esses documentos;
  • data de emissão da ordem;
  • assinatura de quem a emitiu (solicitante) e de quem executou o serviço. É importante especificar o cargo de ambos;
  • descritivo das atividades a serem efetuadas;
  • campo com recomendação dos equipamentos e procedimentos a serem empregados no serviço, o que auxilia na execução da tarefa;
  • termo de responsabilidade, especificando o que cada uma das partes deve ou não fazer;
  • revisão da ordem de serviço, campo esse destinado à verificação das alterações que foram feitas no preenchimento da ordem de serviço, de modo a mantê-la atualizada;
  • risco de operação — torna claro ao profissional que executará o serviço os riscos aos quais está exposto ao efetuar determinadas ações. É vital que os gestores saibam desses riscos e busquem minimizá-los ou eliminá-los. Caso contrário, poderão haver brechas para processos judiciais;
  • EPIS, isto é, os equipamentos obrigatórios de proteção para a execução das atividades que expõem os trabalhadores a riscos, os quais estão descritos no campo “risco de operação”;
  • medidas preventivas — as normas de segurança do trabalho utilizadas pelas organizações. Essas normas precisam de atenção especial por parte dos profissionais;
  • campo sobre necessidades de treinamento — aqui se descrevem as capacitações e habilidades requisitadas para a execução das tarefas determinadas. Também podem ser incluídos possíveis cursos para treinamento em TI conforme a área do serviço pretendido e a formação dos colaboradores responsáveis;
  • procedimentos a serem tomados em situação de acidente de trabalho — aqui são expostas as medidas a serem executadas nesses casos. É essencial que estejam preenchidas no documento. Além disso, precisa conter a assinatura de um técnico em segurança do trabalho e do colaborador envolvido na atividade.

É preciso destacar que, normalmente, cada ordem de serviço de TI precisa ser emitida em, no mínimo, três vias. Nesse caso, uma para o colaborador, outra para a empresa/departamento e uma para o Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT).

SESMT consiste em um grupo de especialistas em algum ramo de engenharia do trabalho ou medicina que age nas empresas para assegurar a integridade mental e física dos trabalhadores durante suas atividades/funções.

Quem deve preencher o documento na empresa?

Geralmente, a ordem de serviço é elaborada por um profissional responsável do SESMT, mas também pode ser feita por qualquer trabalhador ou gestor. No entanto, seu preenchimento envolve quem vai prestar o serviço (o especialista/técnico ou integrantes da equipe de TI), o cliente/colaborador solicitante, o profissional do SESMT e, às vezes, o gestor responsável pela equipe.

Alguns sistemas permitem a criação do modelo de ordem de TI e a emissão simplificada de várias ordens após o cadastro ou inserção de dados básicos e personalizados. Eles também facilitam a busca por registros, documentos e informações relacionados aos documentos emitidos e aos serviços executados após isso.

Graças a um bom modelo de ordem de TI, você conseguirá organizar diversos processos e serviços efetuados por sua equipe de TI, bem como aprimorar o atendimento oferecido.

Além disso, terá como controlar melhor os recursos e materiais necessários para a execução das atividades, sem falar que será capaz de monitorar quais colaboradores prestam mais serviços a seus clientes externos ou internos.

Gostou de saber como um modelo de ordem de TI pode ser útil para organizar os serviços prestados por sua equipe ou empresa? Então, compartilhe este post nas suas redes sociais para que seus contatos também saibam disso!

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