O que sua empresa de TI deveria saber sobre custos fixos

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Os altos custos são uma realidade comum em empresas de tecnologia da informação, principalmente no que se refere aos bancos de dados, aos servidores e, principalmente, às plataformas que não conseguem dar conta do aumento de clientes, sem exigir mais funcionários.

Isso faz com que os custos aumentem e sejam sempre espalhados, sem centralização e otimização das finanças e dos projetos.

Parece um problema sem solução e ter custos que oscilam mês após mês traz insegurança e eles impedem o crescimento. Seria ótimo se sua empresa pudesse ter um custo fixo? A resposta da maioria dos empresários é sim. Afinal, poder manter o orçamento monopolizado em um único lugar e saber quanto é possível investir é algo que faz a diferença entre uma empresa que cresce e uma empresa que se mantém sempre na mesma posição. Saiba como fazer redução de custos na sua empresa de TI!

Para quem se pergunta qual a solução para o problema de custos fixos, trouxemos neste artigo soluções simples que irão auxiliar a empresa de forma positiva, sem que seja preciso um alto investimento. É importante saber que será preciso fazer modificações no processo de gerenciamento e otimizar os servidores, a fim de mantê-los sempre organizados e de fácil acesso. Separamos algumas ideias essenciais que têm tudo para fazer com que sua empresa possa voltar a crescer da maneira em que ela foi construída a fazer, saindo da estagnação e tendo perspectivas novamente.

Sabemos que diminuir a produtividade e não ter crescimento na empresa é um problema sério, que precisa de atitudes urgentes para que seja revertido.

É bastante comum que isso aconteça devido à falta de conhecimento sobre ferramentas que podem evitar que os custos fiquem muito dispersos e não sejam fixos. Afinal, é extremamente importante saber onde o dinheiro está sendo gasto e prever como será os orçamentos futuros.

Sem isso, a empresa realmente não consegue avançar e se tornar o que ela precisa. O mercado de trabalho é competitivo e é essencial que haja um planejamento e que não seja preciso investir muito em excesso de funcionários, por exemplo

Por mais complicado que isso pareça, existem soluções simples que podem reverter o quadro de altos custos espaçados em plataformas diversas. O importante é saber que a melhor maneira de agir é procurando fazer com que todos os processos da empresa fiquem em um único local, que evitará que o orçamento oscile demais. É essencial encontrar softwares que tenham essa característica e, principalmente, que possam lidar com o aumento dos clientes sem que seja necessário contratar mais pessoas. Neste artigo, iremos trazer 5 dicas para que sua empresa saiba tudo sobre os custos fixos, de forma simples e de fácil entendimento.

De forma geral, qual pode ser os problemas causados por empresas que não investem em custos fixos e acabam gastando todo o orçamento com um número enorme de ferramentas e de funcionários?  Vamos citar alguns:

1- Falta de crescimento: Como dissemos logo acima, uma empresa que não investe em formas de centralizar os custos, cresce a passos lentos, porque o orçamento oscila e não há formas práticas de planejamento. Ou seja, o problema maior acaba sendo o fato dela não crescer, não conseguir avançar no mercado e sempre estar estagnada no mesmo ponto.

2- Gasta muito com funcionários: Quando a empresa não tem acesso à ferramentas que possam manter os projetos todos em um único lugar, é sempre preciso contratar mais funcionários, principalmente para atender demandar de clientes que vão chegando. Porém, se a cada cliente for preciso mais mão de obra, a empresa só perde.

3- Não há lucro: A empresa para de lucrar devido aos custos que estão sempre se elevando, fazendo com que o item um se torne uma realidade: não há crescimento e às vezes pode ocorrer até um retrocesso.

4- Projetos que demoram a sair: Se a empresa não consegue fazer com que os custos fiquem fixos, isso acaba refletindo no cliente de alguma forma, fazendo com que ele seja prejudicado.

5- Perda de clientes: Se os projetos demoram a sair e o cliente fica insatisfeito, automaticamente começam a haver perdas. Isso ocorre com frequência quando o dono da empresa não tem acesso aos serviços e quando os funcionários passam a não dar conta da demanda de clientes.

Não há dúvidas que este problema ocorre, principalmente, pela falta de conhecimento em ferramentas que otimizem os processos e façam previsões sobre as finanças. É importante saber qual cliente gera mais lucros e qual está estagnado para poder tomar as melhores decisões.

Também é um problema quando o dono da empresa não sabe quanto irá gastar nos próximos meses, seja por causa da oscilação do dólar, ou até mesmo porque está sempre precisando fazer novas contratações

Antes de mais nada, é preciso que fique claro que as mudanças são necessárias e elas geralmente trazem bons resultados.

Desde que tudo seja feito de forma organizada, competente e consciente, investir em algo que vá melhorar o andamento dos seus projetos é sempre válido.

Quando pensamos em gastos, temos que ter em mente que eles significam apenas aquilo que poderia ser evitado. Mas, tudo aquilo que traz melhoria, deve ser considerado investimento, pois ele faz com que a empresa cresça.

Em relação aos custos, existem algumas informações que todo dono de empresa de tecnologia deve saber. Por isso, separamos as 5 principais delas. Assim, fica muito mais fácil organizar o orçamento, fazendo com que ele seja sempre previsível e assim garantir o crescimento dos projetos. Anote ai!

►1ºPasso: Saiba onde se concentram os maiores gastos

►2ºPasso: Procure ferramentas que façam com que todos os processos da empresa se mantenham no mesmo lugar

►3ºPasso: Treine os funcionários

►4ºPasso: Esteja por dentro dos custos

►5ºPasso: Invista onde é preciso

1° passo:

Saiba como lidar com os custos variáveis

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Os custos variáveis são aqueles que dependem de agentes externos, como: conta de energia, material requerido ou até mesmo demanda de projetos. Existem meses que podem apresentar mais ou menos custos e eles precisam ser bem administrados.

Não é possível prever os custos variáveis com exatidão, mas quando eles são maiores do que os fixos, é porque existe um problema de planejamento. É preciso saber quando um custo pode se tornar fixo, para que ele seja melhor encaixado nas finanças da empresa. Muitos deles podem ser moldados para este fim, como evitar contratações desnecessárias, por exemplo.

A maioria das empresas sofre com este problema, que podem ser definidos em três passos:

1- Custos variáveis que extrapolam o limite, como contratações excessivas, que ocorrem mês após mês, a cada demanda de cliente, por falta de ferramentas que fazem com que os funcionários possam lidar com mais projetos ao mesmo tempo.

2-  Empresa para de crescer por não conseguir investir no que é necessário, já que os custos variáveis estão em constante crescimento. Não há controle por parte do financeiro e muito menos economia.

3- Quando não há mão de obra, os projetos atrasam, o que traz insatisfação ao cliente. O empresário tem que optar entre perder o cliente ou gastar ainda mais com contratação.

Agora que apresentamos os três maiores problemas em relação aos custos variáveis, iremos trazer algumas dicas que podem ajudar a solucioná-los. Atente-se à elas:

A primeira coisa que você precisa fazer é tentar evitar que os custos variáveis aumentem a cada mês. Por mais que eles tenham a ideia central de serem sempre diferentes, o ideal é que eles não cresçam. Procure otimizar as ferramentas para que as contratações não precisem ser cada vez maiores.

A segunda coisa é tentar diminuir os custos com reparos de servidores. Quando há o investimento em servidores mais potentes, fica mais difícil que eles deem problemas e seja preciso gastar com manutenção o tempo todo.

A terceira coisa é treinar bem os funcionários para o aumento da demanda de clientes e evitar que os projetos se atrasem. O cliente não pode esperar tanto ao ponto de desistir da empresa.

A quarta coisa é tentar cortar gastos com energia, otimizando as ferramentas e buscando maneiras de diminuir a conta no fim do mês.

2° passo:

Procure ferramentas que façam com que todos os processos da empresa se mantenham no mesmo lugar

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Softwares como a Milvus podem ser excelentes na questão de centralização de processos da empresa. Manter tudo automatizado ajuda a evitar gastos desnecessários e ainda pode trazer reduções de custos variáveis, além de manter os custos fixos agrupados em um único lugar.

Quando há uma dispersão dos processos, é fácil gastar além do limite, porque os funcionários ficam sobrecarregados com o excesso de projetos e não conseguem lidar com todos ao mesmo tempo. Com isso, é preciso contratar mais pessoas, aumentando os custos variáveis e os fixos.

Quando há essa dispersão dos processos, há perda de dinheiro e inúmeros outros problemas, como:

1- Não há controle dos processos, o dono da empresa acaba ficando por fora de tudo que está acontecendo e sem saber onde está o erro.

2- Os clientes, mais uma vez, reclamam dos atrasos e a empresa não cresce como deveria.

3- Há muito mais trabalho, pois nada está automatizado, os funcionários sofrem com o trabalho e ficam desmotivados.

Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:

A primeira coisa que você precisa fazer é procurar uma plataforma que ajuda neste sentido. Existem algumas no mercado, que geralmente trazem toda a automação necessária para a empresa e faz com que os custos diminuam consideravelmente.

A segunda coisa é realizar o treinamento dos funcionários para que eles entendam como funciona essa ferramenta e a utilize em sua totalidade. Assim, é possível que os clientes voltem a receber os projetos no prazo e passem a confiar novamente na empresa.

A terceira coisa é ficar por dentro da nova ferramenta e solicitar todos os relatórios possíveis. Saber como o sistema funciona é essencial para controlá-lo e até mesmo para apresentá-lo a todos os funcionários.

3° passo:

Treine os funcionários

custo fixoFuncionários bem treinados são capazes de dar conta de aumento de demanda de clientes, essencial para que a empresa esteja sempre em crescimento e possa realizar os projetos sem atrasos.

Se os funcionários não estiverem por dentro das exigências da empresa e não forem bem treinados, é sempre um risco que a empresa corre de entregar projetos com defeitos estruturais, causando insatisfação dos clientes. Isso irá aumentar os custos fixos e variáveis, porque será preciso sempre contratar nova mão de obra.

Quando há esse tipo de problema, podemos citar 3 efeitos negativos na empresa:

1- Funcionários mal treinados ficam desmotivados, inquietos e podem causar fazer projetos de forma irregular, que causa insatisfação dos clientes.

2- Mesmo que os projetos sejam bem concluídos, eles costumam atrasar, pois o funcionário não da conta da demanda.

3- Há aumento de custos variáveis, pois novas contratações serão necessária

Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:

A primeira coisa que você precisa fazer é realizar o treinamento específico dos funcionários para todos os setores. Desde o financeiro, até o atendimento e os processos. Todos devem estar por dentro das novas plataformas.

A segunda coisa é estar a par desse treinamento, sabendo como gerenciá-lo e como mante-lo sempre na direção certa, que agregue valor à empresa de forma geral.

A terceira coisa é tentar evitar ao máximo novas contratações, buscando melhorar o desempenho dos funcionários que já estão no quadro. Isso irá ser essencial para a redução de custos.

4° Passo

Esteja por dentro dos custos

 

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É imprescindível que o dono da empresa esteja por dentre de todos os custos, mesmo os variáveis. Isso fará com que a empresa possa crescer e haja um planejamento nesse sentido.

Quando o responsável pela empresa acaba ficando muito ausente e não sabe o quanto a empresa gasta de fato, os problemas começam a aparecer, cedo ou tarde. Podemos citar alguns deles:

1- Não há planejamento, como dissemos. Isso acontece porque se a empresa não sabe quanto gasta, dificilmente será possível saber o quanto poderá ser investido em melhorias.

2- Os funcionários não se sentem motivados a otimizar o aspecto financeiro, isso precisa partir de um gerente de custos ou do próprio dono. Com altos custos, a empresa começa a não ter investimentos e os projetos passam por dificuldades.

3- Os clientes, mais uma vez, são prejudicados e a empresa corre o risco de perde-los aos poucos.

Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:

A primeira coisa que você precisa fazer utilizar uma plataforma como a Milvus para ter acesso aos relatórios da empresa. Isso otimiza o tempo e faz com que seja possível ficar por dentro de tudo que será necessário cortar ou investir.

A segunda coisa é tentar manter um gerente de finanças que possa fazer todo o levantamento necessário e passa-lo a você. Ele também poderá ser o responsável pela diminuição de custos variáveis e fixos.

A terceira coisa é estudar a empresa a fundo, tendo ciência do que precisa ser modificado e quais são as atitudes necessárias para que o orçamento esteja sempre em ordem.

5° passo

Invista onde é preciso

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Ter medo de investir é um erro comum dos donos de empresas de TI, por acharem que os gastos nunca serão revertidos em lucro. Isso é um equívoco e um pensamento que precisa mudar para que haja crescimento.

Quando não há investimento onde é realmente necessário, a empresa acaba gastando com os efeitos desse problema. É normal ver empresas que sofrem com os altos custos porque não souberam investir em melhorias importantes.

Podemos citar 3 problemas que derivam dessa atitude:

1- Se não há automação dos serviços, acaba sendo necessário contratar mais funcionários, o que gera uma despesa fixa muito maior do que o que seria investido em softwares, por exemplo. O Milvus tem um custo-benefício excelente e evita que a demanda alta de cliente sobrecarregue funcionários.

2- Os servidores lentos geram mais manutenção e, consequentemente, mais gastos.

3- Os clientes têm os projetos atrasados de novo e podem acabar ocorrendo a perda de contratos.

Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:

A primeira coisa que você precisa fazer é utilizar uma plataforma, como dissemos. Ela será seu ponto de partida para a melhoria em processos.

A segunda coisa é trocar os servidores antigos, que geram altos custos de manutenção, por outros mais novos e mais potentes. Por mais que exista o receio de gastar demais, essa atitude irá trazer benefícios a longo prazo.

A terceira coisa é investir em maneiras de gastar menos energia, como tetos solares. Por mais que eles custem mais caro, a conta será bem menor, principalmente quando falamos de grandes empresas.

Conclusão

Para entendermos mais sobre os custos fixos é variáveis é essencial ter em mãos todo o planejamento da empresa, com acesso à ferramentas que facilitem este caminho. Desta forma, fica bem mais simples saber o que pode ser cortado e o que precisa ser mantido. Os custos variáveis precisam ser bem planejados, a fim de evitar surpresas muito desagradáveis no futuro. O que puder ser mantido como custo fixo, traz benefícios a empresa, que poderá se planejar e voltar a crescer novamente.

Quer saber como diminuir os custos fixos e variáveis da sua empresa? Então aproveite e confira o artigo Descubra como fazer redução de custos na sua empresa de TI.

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