Não perca 6 práticas para processo de troca em gestão de ativos de TI

Uma das práticas fundamentais para que a empresa obtenha o melhor desempenho da sua infraestrutura é a gestão de ativos de TI. Dependendo do tamanho da corporação, o não controle desses ativos pode resultar em gastos excessivos com equipamentos e sistemas subutilizados e causar problemas de segurança.

Além de poder ter o controle do patrimônio da empresa, no setor de TI, a gestão de ativo direciona a governança para a tomada de decisões, substituições, adaptações ou troca de sistemas e hardwares. Neste texto, daremos 5 práticas importantes para processo de troca em gestão de ativos de TI. Confira!

1. Entenda a real importância da gestão de ativos de TI

A gestão de ativos de TI é o processo que visa o controle e o melhor aproveitamento dos recursos de uma infraestrutura de TI — softwares, hardwares, ferramentas de desenvolvimento, contratos, capital intelectual etc.

Essa gestão é importantíssima para que tudo esteja 100% alinhado com o objetivo central da empresa. É na gestão de ativos que é definido o que realmente está agregando valor e o que está apenas consumindo recursos.

Os softwares subutilizados que estão cumprindo funções podem ser eliminados ou absorvidos por outros sistemas, geram gastos desnecessários com licenciamentos. Hardwares obsoletos ou desatualizados aumentam a demanda por manutenção e consomem mais energia do que as soluções mais modernas e as que podem ser virtualizadas.

A boa gestão de ativos previne a prática do Shadow IT, em que os profissionais de uma empresa, para agilizar os seus trabalhos, adotam ferramentas externas, sem o aval da governança de TI, colocando em risco a infraestrutura da empresa como um todo.

Isso significa que a gestão de ativos garante um maior controle de segurança para a infraestrutura de TI de uma empresa. Com ela, será possível identificar os pontos principais que necessitam de atualizações ou substituições. Veja quais são os principais benefícios dessa prática!

Redução de custos

Uma gestão de ativos eficiente garante a redução de custos, com a eliminação de equipamentos subutilizados que gastam energia e recursos do servidor. A eliminação ou substituição de softwares com funções que podem ser absorvidas por outro sistema elimina gastos com licenciamentos.

Além disso, garantirá a identificação dos softwares que estão operando sem ou com a licença desatualizada, evitando multas e penalizações.

Maior segurança

A boa gestão garante que a empresa operará com equipamentos atualizados e com o que há de melhor para garantir a segurança da informação. Além disso, como já mencionamos, com uma boa gestão, reduz o risco de os colaboradores utilizarem sistemas improvisados, adicionando softwares e hardwares na infraestrutura sem o conhecimento da gestão de TI.

Aumento de produtividade

Com todos utilizando a mesma versão dos softwares, elimina-se o conflito de arquivos, gerando um ganho de produtividade, melhora no fluxo de informação e na execução das atividades operacionais.

2. Elabore um inventário

É no inventário que o gestor conseguirá saber com exatidão tudo o que faz parte da infraestrutura de TI da empresa. Todos os softwares, hardwares e equipe entram no inventário, podendo ser feita a primeira análise para saber se os ativos estão realmente trabalhando com foco no núcleo do negócio.

No inventário é que o gestor terá o primeiro parâmetro para a avaliação das informações a respeito dos ativos — custos, dados de licença, fabricante, tempo de uso, entre outros. A partir disso, governança de TI poderá avaliar os ativos e partir para a segunda etapa, o mapeamento.

3. Mapeie os ativos

Com os dados do inventário em mãos, é hora de organizar as informações fazendo o mapeamento dos ativos. É nesse trabalho que o gestor conseguirá identificar quem são os usuários dos sistemas e como os componentes estão interligados, permitindo a elaboração de um esquema que mostra os impactos em cada serviço, em caso de falha em alguns dos componentes.

O ideal é fazer um mapeamento detalhado, que contenha a interligação dos diferentes ativos, para que o gestor de TI tenha uma visão ampla da infraestrutura.

4. Monitore o ciclo de vida dos equipamentos

Com o monitoramento do ciclo de vida dos ativos, os gestores poderão tomar as melhores decisões a respeito da necessidade de atualização, reparo e troca de um ativo. Para isso, é necessário que todas as alterações sejam documentadas, com data, hora e usuário que modificou.

Assim, evita-se que um equipamento chegue ao fim da sua vida útil, sem que haja uma plena reposição, prevenindo problemas maiores.

5. Promova a integração das informações

É nessa etapa que o gestor reunirá todos os dados e informações das diferentes fontes e poderá obter métricas, gerar relatórios e tomar as melhores decisões em relação aos ativos de TI. Para isso, é importante que as informações estejam organizadas e centralizadas, com fácil acesso, em um sistema de gestão de TI.

Com a centralização em um software de help desk, por exemplo, o gestor poderá avaliar a resposta de cada ativo, de acordo com a solicitação. Isso será possível graças aos tickets automatizados, que permitirão associação automática das notificações com os equipamentos/sistemas para foi qual foi solicitado.

6. Atente-se ao feedback dos colaboradores

Ninguém está mais apto a colaborar com os processos de atualizações e trocas dos ativos de TI do que aqueles que os utilizam diariamente. É importante que a gestão de TI dê a devida liberdade para que a equipe contribua com sugestões.

Assim, a gestão dos ativos de TI poderá ser completa, pois terá o inventário, o mapeamento e a visão de quem tem autoridade em relação à utilização da infraestrutura. Tudo o que é necessário para que o setor de TI cumpra o seu papel, que é trabalhar em prol do sucesso da empresa.

Como vimos, a gestão de ativos de TI garante que a empresa trabalhe com uma maior disponibilidade de sua infraestrutura, com mais segurança e gastando menos. Para que essa gestão seja 100% eficiente, será necessária a adoção de um sistema de gestão completo, que garanta que todas as etapas citadas neste post sejam cumpridas.

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