Método GTD: o que é e como aplicar nas suas atividades diárias

Quantas vezes você planejou uma atividade e teve que abandoná-la por causa de outras emergências? Quantos prazos foram perdidos devido ao acúmulo de tarefas a serem executadas em um mesmo dia? Já perdeu algum compromisso familiar por causa do trabalho? O método GTD surgiu para evitar essas situações!

No post de hoje entenderemos o que é o método GTD, quais os seus benefícios para os profissionais de TI e como pode ser aplicado em seu dia a dia. Confira!

O que é o método GTD?

O GTD (abreviação de Getting Things Done) foi criado por David Allen, um estudioso norte-americano sobre produtividade e escritor do livro “A arte de fazer acontecer”. Para Allen, o problema dos métodos tradicionais estava na complexidade de suas aplicações e no esforço necessário para colocá-los em prática. Por isso, resolveu propor uma nova metodologia baseada em 5 passos e focada na execução das tarefas.

Para o criador do GTD, ser produtivo não significa fazer mais coisas, mas liberar a mente para se concentrar na execução das tarefas mais significativas. Após 30 anos de experiências, palestras e treinamentos, o autor percebeu que as pessoas não sofrem com o volume de coisas a serem feitas, mas com o processo que utilizam para fazê-las.

Ou seja, o método GTD é focado em dar mais significado para as atividades, garantir o foco na execução, liberar a mente de “anotações mentais” sobre o que deve ser feito a cada momento do dia e, com isso, propiciar mais tempo produtivo para quem o utilizar.

Quais são os principais benefícios em usar o método GTD?

Antes de explicarmos a metodologia, vale reforçar os 4 principais benefícios do GTD:

  • ajuda a não esquecer as atividades (importantes ou não);
  • esclarece sobre tarefas prioritárias e ensina negar aquilo que não agrega valor ao dia a dia da pessoa e da empresa em que trabalha;
  • facilita o ato de delegar e acompanhar atividades;
  • auxilia a pessoa a atender aos prazos combinados e ganhar mais credibilidade frente aos seus colegas de trabalho.

Quais são as etapas da metodologia GTD?

O método GTD estabelece alguns hábitos essenciais para aumentar a produtividade. Abaixo abordaremos cada um deles.

Capturar

O primeiro hábito serve para liberar nossa mente de lembranças que podem tirar seu foco ao longo das atividades. A ideia é usar o cérebro para processar informações e não para recordar assuntos de curto prazo.

Logo, esse é o momento de transferir tudo o que gera preocupações (pequenas ou grandes) para um repositório mais apropriado e confiável. O depósito das informações pode ser um caderninho ou aplicativo de celular.

Experimente fazer isso: sempre que lembrar de algo, anote em um lugar confiável que você possa consultar posteriormente. As lembranças podem ser relacionadas a atividades, assuntos a tratar com uma pessoa, coisas a comprar, indicações de leituras, entre outras.

Esclarecer

Este é o momento de retomar as anotações feitas durante o dia. Sua missão será analisar cada item capturado e decidir se é preciso agir ou não sobre aquele tema. Abaixo explicaremos como classificar os itens que precisam ou não de uma ação.

Organizar

Aqui, a pessoa deve classificar corretamente o que foi esclarecido e armazenar suas listas para acessá-las no momento e local mais adequados.

Refletir

Uma vez por semana ou a cada período é importante revisar e atualizar todas as informações para ter certeza que o sistema funciona e criar uma perspectiva diferente sobre as atividades.

Engajar

Você estará engajado em uma tarefa quando souber que ela é a mais importante a ser realizada naquele momento. Ou seja, nada distrairá sua atenção.

Quanto mais você praticar as fases anteriores do método GTD, mais sentido e foco as próximas atividades terão. Maior será seu engajamento e menor o poder de interrupção por assuntos ou tarefas não planejadas.

Como usar em seu dia a dia?

  1. Capture em um caderninho ou aplicativo tudo o que for importante para você: lembranças, conversas com as pessoas, e-mails, relatórios, atividades, entre outros itens;
  2. Use 5 classificações para esclarecer a atenção que algo merece:
    1. Lixo – algo que não precisa de ação e nem precisará ser recuperado em algum momento.
    2. Talvez / Um dia – fazem parte as ideias que você ainda não sabe o que fará com elas e que merecem uma revisão futura.
    3. Referência – assuntos úteis que podem ser usados em projetos ou em momentos futuros, mas que não demandam qualquer ação.
    4. Tarefas – qualquer atividade que possa ser completada nos próximos 2 minutos, deve ser feita imediatamente. Segundo Allen, adiá-las só fará você gastar mais tempo. Aqui estão enquadradas as respostas a e-mails, impressão e assinatura de documentos, além de outras pequenas tarefas.
    5. Projetos – aquilo que precisa ser planejado ou priorizado para ser executado em mais de 2 minutos.
  3. Todo projeto pode passar por uma de três ações possíveis:
    1. Fazer – devem entrar para essa lista as atividades que dependam de sua expertise ou que você tenha tempo suficiente para se dedicar a elas. Não é viável assumir muitas tarefas que jamais serão entregues.
    2. Delegar – é solicitar o apoio de um colega ou colaborador e programar uma atividade de acompanhamento para um momento posterior. Por exemplo, perguntar o status da tarefa para a pessoa responsável por sua execução, após 7 dias de ter delegado.
    3. Adiar – programar um melhor momento para executar aquela atividade, podendo até ser programada como a primeira atividade, a mais importante da lista de afazeres.
  4. Uma vez por semana, retome as anotações e registros para validar se seu sistema está funcionando bem. É o momento da revisão.
  5. No dia a dia, não perca tempo pensando sobre as ideias. Assim que elas surgirem, anote e continue focado nas tarefas de sua lista de afazeres.

Quais tecnologias podem ser usadas?

Você deve estar pensando: “Ok, o método GTD parece funcionar, mas não para os profissionais de help desk, pois recebemos chamados com prioridades e SLAs diferentes!”. Isso é uma verdade parcial e a tecnologia pode ajudá-lo a acabar com esse problema.

Usando um software de help desk, você poderá avaliar qual é o tempo gasto diário, semanal e mensalmente para atender os incidentes e requisitos. Depois, basta calcular quanto tempo sobra para projetos preventivos e de melhoria contínua.

Outras tecnologias que podem ser usadas são:

  • Trello: para organizar listas de forma visual;
  • Evernote, One Note ou Google Keps: para fazer suas anotações e verificá-las em outros dispositivos;
  • Remember de Milk: um aplicativo ajuda a criar e organizar listas e prazos.

O método GTD pode ser usado por qualquer pessoa que deseje aumentar sua produtividade, liberar sua mente e agir com mais foco sobre suas atividades. Se você tem esses objetivos, comece a praticar a metodologia e veja os avanços gradativos que terá em sua rotina.

Você acredita que o método GTD pode ser aplicado no dia a dia dos profissionais de TI? Então compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude seus colegas a conhecer esse tema e a aplicar as técnicas em suas rotinas!

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