Inventário de TI: uma visão geral sobre aplicação e uso nas empresas

A tecnologia da informação é um item essencial para o desenvolvimento de uma empresa. Ela deve ser considerada parte integrante do planejamento estratégico de TI junto ao negócio, apoiando as atividades-chave da empresa. Para que a tecnologia possa ser empregada da melhor forma possível, é preciso lançar mão das melhores práticas, entre elas, o inventário de TI.

Este post foi preparado para mostrar para você o que é e qual a importância de manter esse documento, além de atualizá-lo constantemente. Outros pontos que serão explorados aqui são os sistemas empregados para criar e gerenciar seu inventário de TI, como fazer um inventário eficiente, manter o controle sob esse recurso e quais são as boas práticas.

O inventário de TI

Uma empresa, para o seu bom funcionamento, conta com uma série de recursos tecnológicos que envolvem software e hardware. O inventário nada mais é que uma lista completa de todos esses recursos. Essa relação deve envolver todas as principais informações necessárias para a gestão de cada um dos itens, como:

  • dados técnicos;
  • data de compra;
  • número de série;
  • local de instalação;
  • data da última manutenção ou atualização.

Esses são alguns dos pontos básicos a serem demonstrados em um inventário de TI. Essa lista pode ser criada de forma manual, por meio de planilhas, e realizada por profissionais da equipe de TI interna ou um time externo contratado, obtendo, assim, os benefícios da terceirização de TI.

Um inventário de TI bem-feito e mantido atualizado pode auxiliar o gerente de tecnologia a ter todos os seus recursos em pleno funcionamento e evitar qualquer tipo de surpresa desagradável.

Razões para implantar um inventário de TI

São várias as razões que poderíamos listar para lhe convencer de que manter um inventário de TI é uma boa prática de gestão. Para função de exemplo, vamos elencar 5 dessas razões.

1. Antecipação de problemas

Ao controlar todos os seus ativos, você poderá verificar quais são as fraquezas de sua infraestrutura de tecnologia da informação e quais são os pontos que necessitam de correção ou reestruturação.

Como os recursos de TI apresentam problemas constantemente, será possível observar certos sinais de que algo não está bem e se antecipar a qualquer situação que possa criar complicações para a disponibilidade dos serviços.

2. Controle de suporte

Geralmente, todos os ativos adquiridos contam com suporte e garantia (em um ponto mais adiante, falaremos sobre os ativos e suas categorias dentro do inventário).

Essa característica deve ser monitorada para que a empresa não acabe perdendo seus direitos ao auxílio do fornecedor em caso de algum mau funcionamento. Como tal informação fica clara no inventário, é possível renegociar termos de garantia ou atualizar os ativos.

3. Aumento da vida útil

A manutenção realizada nos momentos oportunos pode aumentar a vida útil de equipamentos que compõem o ambiente tecnológico da empresa, reduzindo custos com a compra de novos hardwares.

Por meio do inventário de TI, pode-se também identificar qualquer anomalia que ocorra com os ativos e tratar para corrigir tais questões antes que elas possam acabar prejudicando permanentemente o ativo.

4. Controle de uso

Ao criar e manter o inventário de TI atualizado, o gerente de tecnologia poderá ter uma visão completa de sua infraestrutura e o uso que os colaboradores estão realizando dos ativos.

Assim fica muito mais simples identificar quando a origem do problema não é o recurso tecnológico em si, mas o usuário que não tem capacitação ou conhecimento para fazer uso desse recurso, demandando providências.

5. Detecção de softwares maliciosos

Os softwares ─ como veremos adiante ─ são ativos de TI e, com isso, também fazem parte do controle efetuado via inventário. Por isso, qualquer instalação de ferramenta não passa despercebida ao gestor.

Com isso, o administrador de TI pode detectar qualquer tipo de sistema que não deveria ter sido instalado e realizar a remoção a título de segurança de toda a infraestrutura de tecnologia da empresa.

Inventário de ativos de TI

O inventário de TI tem como função listar todos os recursos tecnológicos. Chamamos cada um desses recursos de ativo de TI, que pode ser um software, hardware ou usuário que pertence à empresa.

Esses três grupos são básicos e existem em qualquer inventário simples de TI, porém, a depender do rigor que você empregará na sua lista de ativos, podem ser criadas mais categorias para um melhor controle.

Usuário

Dentro desse grupo de ativo, são armazenadas as informações acerca dos usuários que utilizam a infraestrutura de TI da empresa. Quanto menos integrada for essa estrutura, mais dados cadastrais um colaborador pode ter, o que dificulta o controle e carece de mais atenção.

Entre as principais informações reunidas nesses ativos, estão data e hora da realização de login, logs de utilização dos sistemas, programas e sites acessados e outras atividades realizadas. Por meio dessas informações, pode-se verificar a produtividade do suporte de TI dentro da empresa.

Software

Dentro do ativo de software são inseridas todas as informações em relação às aplicações empregadas pela empresa em sua rotina diária, como licenças, endpoints, versões, serviços em nuvem, entre outras.

Pode parecer simples em um primeiro momento, mas o controle dos recursos de aplicação deve ser rigoroso para evitar a perda de licenças e a desatualização, que pode acabar gerando invasões por parte de hackers.

Hardware

A categoria mais simples de se entender como ativo, devido à sua característica palpável, é o hardware. Aqui, se encaixam todos os equipamentos físicos que fazem parte da infraestrutura de TI da empresa.

Podemos caracterizar o hardware como todo equipamento que tenha conexão com a rede, contato com pessoas ou seja um gerador de informação. Estão aqui inseridos dispositivos móveis, desktops, servidores, roteadores, cabeamento etc.

Sistemas de inventário de TI

Nada impede que a criação e o controle do inventário de TI sejam realizados com o auxílio de planilhas, de forma manual. Tal solução, porém, no setor de TI, não é apropriada, uma vez que ele deve ser a vanguarda de inovação dentro da empresa.

Outro ponto a ser explorado é a complexidade, até mesmo em pequenas empresas, de realizar um levantamento de recursos tecnológicos de forma confiável manualmente. Ao realizar esse controle de forma manual, o inventário fica suscetível a erros e má administração.

A automatização desse processo é possível por meio do uso de ferramentas específicas, responsáveis por realizar uma varredura completa na infraestrutura e criar o inventário atualizado dos ativos disponíveis.

Esse tipo de ferramenta explora a Internet das Coisas para estar conectada a outros equipamentos e recolher as informações necessárias para a criação e atualização do inventário.

Funcionalidades

Existem no mercado uma variedade de sistemas que auxiliam o gerente de TI na administração de seus ativos, checando as manutenções e atualizações necessárias para o bom funcionamento da infraestrutura. Entre as principais funcionalidades comuns entre eles estão:

Descoberta de ativos

Ao implantar uma solução como essa, é possível realizar uma varredura completa de toda a infraestrutura de tecnologia da informação da empresa em busca dos ativos de TI para criação do inventário.

Após criar o inventário, o sistema implanta um monitoramento constante dos recursos tecnológicos em busca de qualquer alteração ou instalação de novo ativo no ambiente.

Geração de relatórios

A maioria das ferramentas para inventário de TI conta com uma função de geração de relatórios, na qual pode ser montada uma infinidade de documentos a partir dos dados coletados pela ferramenta.

Tais relatórios são essenciais para realizar um controle efetivo de seus recursos de tecnologia e podem servir como base para subsidiar a tomada de decisão em relação aos ativos, por exemplo, a troca de um equipamento.

Acompanhamento do ciclo de vida

Além da coleta automática de dados, também existe a possibilidade de cadastrar informações que a ferramenta não consiga acessar por si só. Isso pode auxiliar o administrador de TI a realizar o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos.

Podem ser controladas informações como data de compra, versão, carga de uso, garantia e suporte. Dados esses que podem ser essenciais no momento de decidir por realizar uma atualização ou troca de algum recurso da empresa.

Informações em tempo real

Como a plataforma de inventário de TI se comunica diretamente com os ativos e mantém uma vigilância constante sobre os recursos de tecnologia do ambiente, o gestor tem acesso a qualquer alteração em tempo real.

Esse tipo de funcionalidade pode se mostrar um grande diferencial para a gestão de ativos no caso de sistemas críticos, nos quais é impensável que a indisponibilidade do serviço persista por mais tempo do que o necessário.

Contratos com fornecedores

Além de realizar um controle dos recursos de tecnologia, algumas ferramentas tornam possível manter um monitoramento acerca dos contratos firmados junto aos fornecedores de soluções.

Essa função permite ao administrador buscar uma pronta resposta junto ao seu fornecedor de recursos caso haja alguma necessidade pendente e também ter o conhecimento sobre até onde vão seus direitos e deveres.

Como fazer um inventário de TI

Grande parte das empresas deixa de contar com um inventário de TI, principalmente as pequenas e médias, junto de todas as suas vantagens, por achar que é demasiado complexo criar e gerenciar esse documento.

Tal visão, porém, é equivocada e custa muitos recursos financeiros a essas organizações que deixam de buscar por uma melhor organização e gerenciamento de seus ativos.

Existem também outros motivos simples, mas que pesam para o fato de a empresa optar por não realizar o seu inventário de TI. Entre eles, estão o crescimento desordenado da empresa e do setor de tecnologia, colaboradores sem capacitação e falta de investimentos.

Segundo muitos gestores, aquilo que não é medido não é gerenciado, ou seja, você deve conhecer aquilo que busca administrar. Com a tecnologia da informação não é diferente e, no momento de criar uma lista de ativos simples, você pode se valer de algumas perguntas básicas:

  • quantos computadores existem na sua empresa?
  • quantos são notebooks e quantos são desktops?
  • quais são os sistemas operacionais em uso em cada um?
  • eles se encontram atualizados?
  • quais aplicações estão instaladas em cada um?
  • todos os computadores estão com antivírus?
  • quais as características, memória, HD, processador de cada uma das máquinas?
  • qual o tempo de uso de cada um?
  • existem outros hosts conectados à rede?
  • onde eles estão?

Esses são só alguns exemplos para demonstrar como é necessário uma grande quantidade de perguntas para montar uma lista de ativos e levantar informações acerca deles, porém tais questões não são complicadas.

Qualquer funcionário atento do setor de TI poderá responder com facilidade a quase todas essas perguntas necessárias para criar o inventário dos recursos de tecnologia, o que facilita essa parte do processo.

Vamos listar 5 passos para que você possa criar o seu inventário de TI:

1. Rotule os ativos

O primeiro passo é criar uma rotulação para os seus ativos de tecnologia. Neste post, já foram listados os básicos ─ usuários, software e hardware ─, mas nada impede que você crie rótulos para melhorar o seu controle.

Outra possibilidade é que você desmembre cada uma dessas categorias em subtipos, por exemplo, recursos de rede, um tipo que conta com hub, cabeamento e roteador e está subcontido no rótulo de hardware.

2. Crie um esquema de nomeação

Por menor que seja a sua empresa provavelmente ela conta com uma série de equipamentos e sistemas repetidos, como dois computadores de uma mesma marca. Podem ser máquinas iguais, porém, ao nível de controle, são distintas.

É necessário, então, criar um esquema de nomeação, com etiquetas físicas que possam ser coladas para identificação em cada um dos equipamentos. O mesmo ocorre com sistemas: pode ser que cada usuário do sistema conte com uma licença, sendo necessário diferenciá-las.

3. Liste seus ativos

Após os dois primeiros passos, agora você realmente vai realizar a listagem de todos os recursos tecnológicos disponíveis na empresa. Essa listagem vai obedecer aos rótulos criados, subtipos e nomeação.

Ao final dessa etapa, resta a gestão dos ativos, com a visualização de vulnerabilidades, oportunidades de melhoria e o constante monitoramento dos recursos.

4. Busque por vulnerabilidades ou oportunidades

Com todas as informações relevantes em mãos acerca de seus ativos de tecnologia, é simples observar qualquer anomalia. Uma alteração pode se mostrar como uma vulnerabilidade ou oportunidade de melhoria.

Podemos citar como exemplo de vulnerabilidade um software sem licença, no qual seu uso pode ser considerado de má-fé pelo fornecedor, gerando um processo e custos desnecessários. Já uma oportunidade seria encontrar determinado ativo que pode ser utilizado para melhorar o desempenho de outro setor da empresa.

5. Monitore constantemente

Ao fim da listagem, o gestor poderá realizar a verificação das necessidades encontradas durante o levantamento dos recursos de TI. Para empresas que já têm uma infraestrutura montada e realizam o inventário pela primeira vez, é comum encontrarem várias falhas que exigem atenção.

Entre as mais comuns, podemos citar a questão de equipamentos ou sistemas que não se adéquam à demanda atual da empresa, para mais ou para menos, causando gastos desnecessários para o negócio.

Depois de ter realizado todas as primeiras intervenções, basta ao administrador do setor de TI se manter vigilante acerca de qualquer alteração ou necessidade de mudança na infraestrutura.

Controle de inventário de TI

Conforme a empresa cresce e se desenvolve, começam a surgir uma série de gargalos tecnológicos que devem ser tratados para que o negócio possa continuar se desenvolvendo da melhor forma possível.

Pode-se realizar tal correção por meio do controle de inventário de TI. Com todas as informações sobre os pontos fracos e fortes da infraestrutura de TI e sobre os recursos tecnológicos de que dela fazem parte, o gestor poderá tomar decisões melhores.

O objetivo de realizar esse controle é não permitir que licenças de software acabem expirando por falta de renovação, serviços na nuvem sejam cancelados, equipamentos parem de funcionar e várias outras possibilidades existentes em uma má gestão de tecnologia.

Vamos imaginar a seguinte situação para exemplificação da importância do controle de inventário de TI: sua empresa conta com sete funcionários e uma máquina para cada um deles. Cada máquina dessa conta com uma licença para determinado software utilizado em seu negócio.

Em determinado momento do ano, dois deles resolvem pedir as contas e ir em busca de novos desafios. Os negócios vão bem e você decide contratar mais cinco funcionários. O gestor de TI verifica por meio do inventário que já possui duas máquinas ociosas, bem como duas licenças de software.

Nesse caso, só é necessário realizar a compra de três máquinas e adquirir três licenças, minimizando os gastos que teriam de ser feitos. Caso o administrador não pudesse verificar os computadores e permissões ociosas, teria efetuado uma compra desnecessária.

Boas práticas de gerenciamento de inventário de TI

Para obter os melhores resultados possíveis ao implantar um inventário de tecnologia da informação na sua empresa, é possível se fazer valer de uma série de boas práticas. Entre elas, podemos destacar:

1. Automatização

A utilização de ferramentas para a criação e gestão do inventário dos recursos de tecnologia já foi destacada neste post. Nesse instante, vamos reforçar a necessidade de contar com tal solução.

O controle manual da listagem do inventário está sujeito a uma série de problemas, como erros de interpretação, de listagem e confusão de informações que podem levar a falhas críticas.

2. Disponibilidade de inserção de dados

É claro que, mesmo contando com uma plataforma para gestão de inventário, é importante a possibilidade de dar entrada manualmente no sistema de dados referentes aos recursos.

Isso se dá pelo fato de que hoje ainda não é possível, para as ferramentas, realizar a coleta de todos os dados que podem ser relevantes para o seu controle do inventário.

3. Listagem de todos os ativos

Algumas empresas optam por não criar uma listagem completa de todos os seus ativos tecnológicos. Geralmente, deixam os softwares e sistemas de fora da lista do inventário, em uma tentativa de mantê-lo mais simples.

Essa não é uma decisão correta, uma vez que boa parte dos recursos são sistemas e não há como realizar uma boa gestão com apenas metade dos dados. O real controle do inventário de TI só é possível com uma listagem completa de recursos.

4. Atualização automatizada

Uma boa prática realizada para melhorar a gestão dos ativos é se valer de rotinas de atualização automatizada. Por meio desse artifício, o gestor pode autorizar a atualização necessária a determinado recurso automaticamente.

No caso de uma gestão de ativos complexa, em que existam uma grande gama de itens a serem controlados, tal rotina pode facilitar, e muito, a vida do administrador do setor de TI.

5. Informações relevantes

As informações acerca dos ativos podem ser ou não importantes para o seu melhor gerenciamento e controle. Alguns dados podem ser interessantes para determinadas empresas e não ser para a sua.

Verifique, no momento da criação de sua lista de recursos, quais são as informações realmente necessárias. De nada adianta coletar o máximo de dados acerca de cada ativo se tais dados não serão utilizados.

6. Criação de relatórios customizados

Assim como você deve se preocupar com informações que sejam relevantes para a sua gestão, a criação de relatórios deve seguir a mesma lógica. O mínimo possível de dados com a maior clareza, permitindo visualizar um conhecimento realmente útil.

Lembre-se de que o objetivo do inventário de TI não é criar uma série de gráficos bonitos ou uma tonelada de dados, e sim subsidiar decisões importantes do setor de tecnologia em relação à infraestrutura de TI.

Chegamos ao final de nossa jornada na qual aprendemos tanto sobre o inventário de TI. Esperamos que você possa ter adquirido novos conhecimentos sobre o tema.

Queremos ressaltar que foi uma satisfação vir com você até aqui e que, durante todo o conteúdo aqui descrito, tentamos mostrar a importância de criar e manter atualizado um inventário de TI. Tal prática pode melhorar a gestão de recursos de tecnologia da empresa e, agora, acreditamos que a missão foi cumprida e que você já tem total consciência disso.

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