Controle de licenciamento de software: como funciona e por que fazer

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Quem está imerso no mundo da tecnologia da informação certamente sabe da necessidade de fazer um bom controle de licenciamento de software. Isso acontece porque estamos falando de algo que é mais do que um simples documento: uma licença define as permissões de acesso, modificação e execução de um software. Esse documento vem para dar uma proteção ao usuário contra possíveis ataques, garantindo a atualização e a segurança de um software.

Outros fatores importantíssimos que são garantidos em um licenciamento de software são as normas que definirão o suporte ao usuário, políticas em relação à reprodução, distribuição e cópias. Entre os principais tipos de licença estão o software proprietário, open source e não-licenciado. Os principais modelos de licenciamento são: EULA, GNU GPL, BSD, MIT License, MPL e NFR.

Neste post, vamos entender importância de fazer um controle de licenciamento e como essa prática protege os dados de sua empresa. Confira!

Por que devo controlar as licenças de softwares?

A utilização de softwares não licenciados pode prejudicar as operações de uma empresa tanto em relação à segurança quanto ao desempenho. Isso porque quando uma empresa desenvolve um software, a aplicação passa por certificações de segurança, auditorias, testes e o que mais for preciso para garantir a sua eficiência.

Outro fator importante para que seja feito um gerenciamento dos licenciamentos dos softwares é a questão legal. Caso ocorra algum problema relacionado à segurança ou à funcionalidade do software, vocês terão legitimidade para buscar os seus direitos.

Quais são os riscos de uma má gestão de licenciamentos?

Uma má gestão de licenciamento — seja ela por falta de conhecimento ou para “economizar” — pode levar a empresa a ter grandes prejuízos. Saber exatamente como cada software está documentado garante que todos eles estejam atualizados e funcionais, reduzindo o risco de ataques e de multas por uso indevido.

Entenda melhor quais são os riscos de uma má gestão, a seguir.

Traz risco à segurança dos dados

Duas técnicas de ataques a dados corporativos vêm se destacando nos últimos anos, o phishing e o ransomware. Muitas vezes, esses malwares são executados quando algum funcionário baixa um programa de fonte desconhecida para executar alguma função que os softwares oficiais não abrangem.

Isso é uma falha na política de segurança da empresa (e também na gestão dos licenciamentos) que resulta na perda de controle dos tipos de softwares que estão sendo utilizados internamente. Se a organização não gere as licenças, não tem controle sobre o que está sendo utilizado pelos colaboradores.

Impede o acesso ao suporte técnico

Outra situação embaraçosa que pode acontecer quando uma empresa utiliza um software sem licença é a perda de auxílio do suporte técnico do desenvolvedor. Isso pode até resultar em problemas de segurança, pois, dependendo do problema que o software apresentar, poderá causar vulnerabilidades que você dificilmente conseguirá identificar.

Ninguém mais apto para avaliar os problemas em um software, oferecendo as soluções, do que o seu desenvolvedor. É ele que está por dentro de todo o monitoramento do comportamento daquele programa e pode antecipar possíveis atualizações e reparos.

Faz com que a empresa perca credibilidade

Uma empresa que não faz um controle de licenciamento de seus softwares corre o risco de trabalhar com aplicações com licenças irregulares ou, até mesmo, sem licença alguma — pois não há fiscalização efetiva. Isso fere a credibilidade de duas formas.

Primeiro, porque a sua empresa não vai demonstrar respeito aos profissionais que desenvolveram o software. Esses desenvolvedores utilizam os valores das licenças para trabalhar em melhorias de segurança e funcionalidades do próprio programa e merecem receber por isso.

O segundo fator que ajuda na perda de credibilidade é a desonestidade com os concorrentes. Ao utilizar um software sem licenciamento, deixando de arcar com os custos, a empresa leva vantagens financeiras por não ter que repassar o valor para o preço final de seu produto ou serviço. Uma concorrência saudável se baseia em disputas feitas por meios legais.

Em tempo de redes sociais, em que as notícias são espalhadas de forma rápida e volumosa, não é uma boa ideia correr o risco de ter a sua imagem manchada por algo que poderia ser resolvido com uma boa gestão, não é mesmo?

Quais são as vantagens de gerenciar o licenciamento?

Agora que já entendemos a importância de um bom controle de licenciamentos e os riscos de não fazê-lo, vamos entender como a sua empresa se beneficia, na prática, ao priorizar esse controle. Acompanhe!

Utiliza apenas os programas necessários

Sem controle de licenciamento, a organização também perde o controle dos softwares que estão sendo utilizados internamente — por falta de um inventário mais sério. Isso resulta no pagamento de licenças de programas que não agregam mais valor ao negócio, seja porque perderam a função ou porque foram substituídos.

Também aumenta o risco de algum colaborador utilizar softwares de procedência duvidosas por não encontrar nos softwares oficiais as funções que deseja para a sua função. Ou seja, ou a empresa perderá dinheiro com a manutenção de licenças desnecessárias ou correrá riscos pela utilização de softwares não aprovados.

Reduz custos

Quando há uma boa gestão de licenciamento de softwares, os gestores podem negociar melhor com os fornecedores, pois terão a noção exata do volume de licenças requeridas. Assim, a empresa poderá trabalhar com o conceito de pacotes, utilizando todos os softwares necessários para as suas operações e ganhando descontos

Outro fator importante e que leva à redução de custos é que, ao gerenciar as licenças, você evita tomar multas por utilização indevida — o que, em uma companhia grande e com múltiplas máquinas, pode chegar a um valor considerável.

Oferece um maior controle do desempenho e funcionalidade

Quando você tem controle das licenças dos softwares de sua empresa, tem a oportunidade de monitorar o desempenho das aplicações, acompanhando as possíveis falhas e incompatibilidades — e podendo, então, entrar em contato com o fornecedor antes que esse se torne um problema mais grave

Dá tranquilidade em auditorias externas

As auditorias externas podem ser extremamente tensas para empresas que não têm controle sobre a suas atividades. Em relação aos softwares e suas licenças, quando você faz uma boa gestão, não precisa se preocupar com o uso de aplicações ilegais e suas possíveis sanções legais. O resultado são auditorias mais tranquilas e rápidas.

Como vimos neste post, um bom controle de licenciamento de software contribui para a segurança, o compliance e o desempenho de uma empresa. Além disso, os gestores passam a saber exatamente com o que estão gastando, evitando a manutenção de programas que não trazem retorno para o negócio.

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