Como superar os desafios da gestão de TI de forma eficiente?

Quanto mais inovadora uma empresa almeja se tornar, maiores são seus desafios da gestão de TI, não somente pelo tamanho do seu parque tecnológico, mas também pela complexidade das interações que se desenrolam a partir dele.

Tal cenário, porém, não deve ser um empecilho para que a empresa dê prosseguimento ao seu planejamento, afinal de contas, os ganhos com a modernização de seus processos e relacionamento com o cliente são substancialmente maiores.

Então, como lidar com tais obstáculos? Qual o desenho ideal para o planejamento e gestão de TI? Neste post, falamos sobre como superar os principais desafios enfrentados por esse setor tão estratégico das organizações. Acompanhe!

Falta de sinergia entre usuários e Help Desk

O Help Desk é um serviço em que os usuários têm um contato mais próximo com os especialistas e responsáveis pelo conjunto tecnológico da empresa. Assim, serve tanto para acompanhar o bom funcionamento da infraestrutura, como também para fazer projeções de melhorias em conjunto com a gestão de inventário.

Porém, se existirem ruídos nessa comunicação, haverá falta de sinergia entre usuários e TI, o que pode aumentar o volume de chamados, resistência e até mesmo insatisfação com o serviço.

O uso de termos técnicos da área de TI, em uma conversa com o usuário, por exemplo, pode gerar ainda mais dúvidas. Criar processos complexos para a abertura de chamados também pode dificultar que os problemas cheguem aos especialistas e possam ser resolvidos rapidamente. Isso gera grandes impactos para o negócio.

O ideal é organizar os processos do Help Desk com foco na experiência do usuário, criando soluções e canais que mais se adaptem a sua rotina e conhecimento, como a possibilidade de abrir chamados por e-mail ou na tela inicial do computador com a mesma qualidade, por exemplo.

Escolha de um sistema funcional para gestão de TI

Para oferecer flexibilidade na abertura de chamados e na resolução deles, a escolha de um sistema de gestão de TI pode ser considerada outro desafio. Isso porque é preciso considerar o orçamento para o investimento e os benefícios que ele trará para o negócio. Essa relação deve ser sempre positiva.

A melhor forma de solucionar tal desafio é escolhendo um sistema funcional e que contemple a gestão de Help Desk e de inventário em um mesmo ambiente e linguagem, permitindo, assim, que relatórios de performance dos dois principais focos do setor de TI embasem as tomadas de decisão do seu gestor.

Além da união e compartilhamento de dados mais segura, esta medida também garante que os especialistas da TI automatizem processos menos complexos e foquem mais nas resoluções mais urgentes e no apoio às decisões estratégicas do setor e da empresa.

Implantação de monitoramento preventivo e resoluções otimizadas

Monitorar constantemente o funcionamento da infraestrutura pode ser trabalhoso, principalmente sem um controle e histórico de acompanhamento dos sistemas e equipamentos. Tal desorganização pode impedir que os gestores de TI identifiquem gargalos em seus processadores e servidores, por exemplo.

Com um sistema de gestão de inventário, o controle de uso, quem são os usuários-chave, ciclo de vida dos equipamentos, seus números de série, licenças de uso e respectivos vencimentos podem ter acompanhados com mais precisão.

O mesmo acontece com uma gestão de chamados desorganizada, que pode fazer com que a empresa desloque seus especialistas duas vezes para um mesmo local, quando poderiam solucionar todas as demandas em uma só visita e ainda finalizar a demanda remotamente, reduzindo os custos de deslocamento e de horas trabalhadas.

Um sistema de Help Desk pode apontar registros de chamados similares, seja para um mesmo cliente ou base, seja para determinado serviço, como o sistema de pagamento ou gerenciamento de e-mails que tenha ficado inoperante, por exemplo.

Segurança dos dados e gestão de senhas

Outro desafio de grande peso para a empresa é a segurança de seus dados e permissões de acesso. As senhas dos usuários precisam ser administradas rigorosamente para não comprometer as informações estratégicas do negócio.

O mesmo vale para as tentativas de uso dos equipamentos e sistemas da empresa para fins pessoais na tentativa de inserir dispositivos não autorizados na rede. Com uma gestão de usuários e de acesso à rede gerenciada por um sistema eficiente, os dados ficam seguros, impedindo vazamentos.

Garantia da escalabilidade do parque tecnológico

Se uma gestão eficiente do Help Desk garante o bom funcionamento da infraestrutura atual, o foco na escalabilidade dos recursos não pode ser preterido. Porém, nem sempre isso acontece.

Além de gerir o inventário e a capacidade de processamento e armazenamento de redes e processadores, a gestão também deve estar sempre atenta às inovações que podem ser inseridas em seus modelos.

Também é preciso que a diretoria da empresa esteja conscientizada sobre a importância de investir regularmente na modernização da infraestrutura para não deixar que os equipamentos fiquem obsoletos ou que o negócio perca a escalabilidade para gerenciar picos de maior procura e crescimento operacional.

Identificação dos desafios da gestão de TI específicos da empresa

Ainda que esses sejam os principais desafios da gestão de TI, ainda é necessário considerar que cada negócio e cada mercado terão suas particularidades, assim como a própria organização da empresa.

Um mapeamento das necessidades específicas do negócio garante que suas melhorias e modernizações sejam personalizadas e eficientes, justificando seus investimentos e realmente trazendo resultados para o empreendimento.

Enquanto alguns desafios da gestão de TI são frutos da complexidade técnica de seus elementos, outros estão relacionados à interação entre usuários, equipamentos e sistemas. Ao lidar com cada um deles, o gestor também deve considerar os efeitos que tais mudanças podem gerar em outros setores, por exemplo.

Então, cada um desses desafios demanda mais do que apenas resoluções sistemáticas, mas também mudança de comportamento dos funcionários, motivação e desmistificação de que as tecnologias aos poucos tomarão seus empregos.

Também exigem uma compreensão de que a boa experiência do usuário pode ser relevante para o modo como ele interage com seus pares do negócio e até mesmo com o cliente final.

Sua empresa enxerga essa resistência dos colaboradores e usuários? Como tais comportamentos chegam até o cliente final? Quer dicas de como gerenciar essa situação, organizar processos e melhorar resultados operacionais e comerciais a partir das tecnologias certas?

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