3 Dicas matadoras que você precisa saber sobre automação de processos de TI

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Automação de processos de TI é o assunto mais falado nas rodas de conversas de empresários bem-sucedidos. Com certeza você lida com sistema de HelpDesk, e percebe as tendências tecnológicas atuais, mas, ao mesmo tempo, não sabe bem por onde começar no processo de inovação em sua empresa, se este é o seu caso, esse artigo é para você!

A tecnologia hoje nos permite reduzir tempo e dinheiro. Isso porque a mesma função que vários funcionários exercem em tarefas rotineiras, podem ser realizadas por softwares.

Além disso, a centralização de diversas atividades em uma única plataforma, sendo esta específica para seu tipo de empresa, pode revolucionar o gerenciamento de clientes e automatizar muitas delas.  Esse recurso é possível graças a ferramenta de administração chamada automação de processo de TI.

Sendo assim, este artigo busca remover as principais dúvidas relacionadas a automação de processo de TI, para que, com este serviço, seja possível o seu crescimento empresarial, uma vez que irá adquirir agilidade e qualidade, assim como redução de gastos.

O maior erro para as empresas que buscam se modernizar através de melhorias em seus processos com o uso da informática é o de não se preparar para o uso desses recursos.

Por muitas vezes o empresário procura boas soluções para aprimorar suas as atividades através da informática, mas acabam não optando pelo uso da automação de processo de TI, fazendo com que no lugar de encontrarem aliado, encontrem um grande atraso para o crescimento empresarial, de forma que muitas vezes chegue a gerar prejuízo financeiros e piora da produtividade de seus funcionários.

Isso tudo ocorre porque uma pessoa desinformada acaba utilizando muitas ferramentas diferentes, e que nem sempre se comunicam entre si, fazendo com que não ocorra um compartilhamento de dados adequado, e assim, impossibilitando que se saiba o que realmente está ocorrendo nos processos empresariais, e impedindo que se tenha uma visão geral/global da empresa.

As consequências desta falta de comunicação podem atingir, não só a produtividade empresarial, mas também o próprio cliente. Pois, em alguns casos, por falta de informação entre os setores, pode ocorrer um transtorno e/ou mau atendimento ao cliente.

Assim, ao invés de gastar o precioso tempo de sua equipe, e até mesmo do próprio cliente que também necessita de agilidade no atendimento, com ferramentas dissociadas, invista em uma ou algumas ferramentas que de fato irão proporcionar uma melhor qualidade no atendimento e serviço.

Use o sistema de Help Desk Inteligente, que lhe oferece melhor adaptação, atendendo tanto suas necessidades atuais quanto as suas dificuldades futuras. Neste você realmente irá encontrar a automação de processos de TI, garantindo assim a agilidade e qualidade de seu serviço e atendimento.

Mas porque esta é a ferramenta mais adequada para solucionar os problemas de qualquer Help Desk com automação de processos de TI?  Vejamos:

► 1° Passo: O sistema Help Desk Inteligente é centrado no princípio da ERP, isto é: “Planejamento dos Recursos da empresa”. Com uso adequado das principais tecnologias da atualidade;

►2° Passo: Tem total flexibilidade e mobilidade para os seus usuários;

►3°passo: Possui controle total de seus processos, através da automação de processos de TI, tanto para o empresário, quanto para os funcionários, clientes e outros envolvidos.

Acompanhe o detalhamento desta ferramenta abaixo:

1° Passo

PORQUE VOCÊ DEVE TER UM SISTEMA DE HELP DESK!

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Observe que esta ferramenta trabalha com base no princípio ERP –Enterprise Resource Planning, que em sua tradução mais conhecida significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”.

Isto é, trata-se de um software que possibilita a automação e o armazenamento de todas as informações do negócio, garantindo assim o sucesso da automação de processos de TI, em todos seus níveis.

Alguns sistemas de Help Desk existentes no mercado conseguem oferecer total suporte e acessibilidade para o uso em computadores com sistema operacional Windows, Mac, Linux, Android e IOS.

Isso traz maior mobilidade para seus usuários, que não ficarão dependentes de um único sistema, mas poderão optar por aquele que mais se adaptar às necessidades da empresa.

Também há opções de armazenamentos dos dados em nuvem, assim, nem o empresário nem o funcionário estará refém do desktop.

Ao possuir controle total de seus processos, através da automação de processos de TI, com estes sistemas Help Desk Inteligente garante-se o sucesso dos processos de checagem, tendo a possibilidade de se ter uma ferramenta que alcance quase 100% de automatização de seus processos.

Além disso, para todos que utilizam o recurso do Help Desk, a grande maioria de soluções do mercado oferecem monitoramento em tempo real para solução dos problemas, e acompanhamento preventivo de futuros problemas.

Com certeza você já foi atendido por um Help Desk em que teve que passar horas esperando por atendimento.

E que, quando finalmente foi atendido, não conseguiu encontrar a solução para seu problema ou até mesmo a solução oferecida não foi a melhor que poderia ter recebido naquele momento, tendo sido apenas paliativa, um verdadeiro “tampa buraco”.

Esse tipo de situação acontece quando o suporte não foi devidamente organizado para o bom atendimento do seu cliente.

Na verdade, muitas vezes algum funcionário até pode saber a solução correta, porém, pela falta de interação da equipe, não conseguem agilizar e auxiliar na tomada de decisão e prestação de serviço ao cliente.

Esse problema é causado por pelo menos três fatores:

1-Ferramentas que não conseguem comunicar-se corretamente com os envolvidos;

2- Desorganização sistêmica causada pela plataforma que está sendo utilizada;

3- Falta de automação do processo TI.

Mas existe a boa notícia!

Hoje os bons sistemas de Help Desk Inteligente são adaptados com as melhores práticas do mercado, permitindo centralizar todos os processos de sua empresa em uma única ferramenta.

Além de ser alimentado por todos os envolvidos, ele se auto alimenta com novas informações que o próprio sistema automatizado procura, buscando assim, trazer soluções para problemas que poderão surgir.

Isto é possível graças aos registros que possui dos usuários envolvidos, como também pelo monitoramento das máquinas em alto escalão e avaliação em todos os momentos do processo.

Como consequência disso, é proporcionado o aumento do trabalho em equipe e a flexão os processos em tarefas menores, oferecendo agilidade, qualidade e a solução devida que o cliente necessita.

A ferramenta em si, evita o retrabalho de qualquer processo, ou mesmo, parte dele, que são as tarefas, guiando seus usuários para o caminho correto, com alto nível de monitoramento das máquinas dos clientes, ficando atento aos dados coletados, para mostrar então as possíveis soluções.

Além disso, é acessível para todos, desde o especialista até o usuário final, verificar corretamente, e, em tempo real, todos os processos que desejarem, ou até mesmo, se aprofundar na compreensão do serviço/produto.

Isso garante a devida clareza quanto ao serviço/produto prestado. Permitindo que os clientes sintam mais segurança, pois perceberão a tranquilidade, organização, transparência e presteza no atendimento recebido.

Desde a abertura do chamado até a resposta e solução, dadas através do suporte e monitoramento em todos os níveis da empresa.

Fica evidenciado, assim, que os benefícios do uso destes sistemas, como resultado da automatização dos processos que eles oferecem, são incalculáveis:

Primeira: permite que sejam demandados menos esforços do cliente e do funcionário, evitando o estresse que o sistema e o serviço poderiam facilmente causar;

Segunda: garante domínio e agilidade aos funcionários, sem a perda de qualidade no processo, dando total controle e segurança para que este encontre a devida solução do problema em questão;

Terceira: auxilia ou até mesmo automatiza completamente o checklist. Função esta que é necessária para manutenção da ordem com qualidade;

Quarta: reduz o gasto de horas de trabalho, podendo chegar a diminuir o quadro de funcionários;

Quinta: evita que seus clientes percam tempo, gerando assim, grande satisfação para todos;

Sexta: Além de muitos outros pontos que não conseguiremos definir neste artigo.

2° Passo

TENHA TOTAL FLEXIBILIDADE E MOBILIDADE

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Todos já devem ter passado por uma situação em que precisou de um suporte ágil, que, porém, não foi possível, pois teve que informar ao Help Desk uma lista enorme de dados, relatar diversas informações, além de ter que passar por inúmeros passos, até finalmente chegar ao ponto do problema.

Isso ocorre por causa da falta de ferramentas adequadas para o atendimento, tanto na acessibilidade, quanto na mobilidade ao cliente final, tornando o atendimento lento e inconveniente.

Nessa situação, pelo menos três causas podem ser identificadas, como causadoras deste problema:

1 Falta de automação de processos de TI;

2- Utilização de aplicativos ultrapassados que não acompanham a necessidade do mundo atual;

3- O mau uso da mobilidade que o mundo da tecnologia tem oferecido atualmente.

Ao utilizar estes sistemas, poderá receber total suporte, graças a sua arquitetura que está armazenada no sistema de nuvem, onde de qualquer lugar e a partir de qualquer sistema operacional que esteja utilizando (Windows, Mac, Android e Linux), você poderá ter total acesso ao serviço e de uma forma completamente atualizada, aumentando a agilidade em todos seus processos e controle.

Primeiro: Experiência única para todos os envolvidos no controle da automação de processos de TI.

Segundo: Agilidade, redução de gastos e tempo, conforto com a redução do estresse de aguardar ou mesmo da procura da solução, já que tudo estará sendo comunicado de uma forma eficiente.

Terceiro: Tenha boa qualidade no atendimento, na solução dos problemas de forma ágil e até mesmo na própria avaliação do usuário final.

3° Passo

TENHA CONTROLE TOTAL DE SEUS PROCESSOS

automoçao de processo de tiÉ sabido que você empresário ou mesmo funcionário, já passou pela situação de perceber que tudo está fora de controle.

Não conseguindo encontrar uma solução para evitar reprocesso, e que por vezes chegou até o estado de desespero, pois do outro lado da linha tem um cliente aguardando uma solução, da qual não possui de imediato. Essa é a realidade de grande parte do HelpDesk atual.

Isto é causado pelo mau uso do TI, que provoca uma péssima automação de processo de TI.

Este problema é causado por pelo menos três fatores:

1 Uso de ferramentas que não trazem retorno algum para a equipe e muitas vezes geram ainda mais trabalho para os funcionários;

2- Uso de ferramentas confusas que não conseguem dar uma solução em tempo real, nem possibilitam a identificação do problema de fato.

Esta é uma grande dificuldade encontrada nos atuais Help Desk’s, pois os clientes muitas vezes não conseguem identificar qual é o real problema, o que gera mais trabalho para que se encontre a solução para a dificuldade do usuário final;

3- Falta de mecanismos de armazenamento de informações que possibilitem um acesso rápido. Graças a isso, gasta-se muito tempo para a descoberta do real problema.

Atualmente é impossível viver sem a automação de processos de TI. 

Tanto para oferecer maior flexibilidade para o cliente, como fornecer opções de como abrir seu atendimento ao suporte de forma mais prática e rápida.

Leia com atenção as dicas

Primeira: utilize sistemas inteligentes e com grande flexibilidade e mobilidade para bem atender o mercado, já que a grande maioria destes sistemas têm suporte e possuem todo histórico dos monitoramentos dos clientes e suas máquinas.

Segunda: tenha qualidade nos processos realizados, garantindo a agilidade que a empresa necessita para o atendimento de seus clientes.

Além de se adaptar as melhores práticas do mercado, para centralizar todos os processos de sua empresa em uma única ferramenta, ao utilizar estes sistemas, sua empresa receberá total suporte!

Outro ponto positivo destes sistemas é sua arquitetura de armazenamento em nuvem, que proporciona ao funcionário maior flexibilidade e mobilidade.

Por fim, como vimos, é necessária uma ferramenta muito organizada, funcional, e eficiente, já que estão as informações devem estar atualizadas e facilmente acessíveis aos funcionários que irão utilizá-la.

Agora, seguramente, você já deve estar certo de que é necessário a automação em todos os seus processos! De fato, não tem como viver sem uma boa ferramenta.

Tanto para enfrentar os concorrentes, como para se oferecer um serviço de qualidade para seus clientes.

Conclusão:

1 – Porque você deve ter um sistema de help desk!

2 – Tenha total flexibilidade e mobilidade

3 – Tenha controle total de seus processos

Você deseja aprender a aumentar a produtividade da sua equipe! Veja o que preparamos para você neste artigo: “Gestão de TI: Como Aumentar a Produtividade da Sua Equipe de Suporte de TI“. 

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