5 melhores práticas de gerenciamento de ativos em TI

Cada empresa conta com um conjunto de tecnologias e ferramentas distinto e, por isso, ter um gerenciamento de ativos personalizado e bem-planejado é essencial para garantir os resultados desse serviço.

Entre esses resultados, podemos citar a extensão do tempo de vida útil dos equipamentos, segurança de dados e melhor performance para sistemas em sua relação com os processos internos do negócio.

Quer conhecer as melhores práticas para que seu gerenciamento do inventário de TI seja bem-sucedido? Acompanhe nossas 5 dicas essenciais.

O que é o gerenciamento de ativos?

Antes de abordar nossas dicas, é importante conceituar tal serviço, quem são os responsáveis por ele e seus principais indicadores de sucesso.

O gerenciamento de ativos é uma responsabilidade da área de Tecnologia da Informação e visa acompanhar, dar suporte, otimizar e planejar melhorias para o parque tecnológico da empresa. Isso garantirá a eficiência dos investimentos já realizados em tais inovações, bem como escalar o serviço para possíveis mudanças de cenário e expansões do negócio.

Para executá-lo eficientemente, é preciso fazer um mapeamento completo de toda a infraestrutura da empresa, hardwares e softwares devem ser identificados por numerações únicas e registrados em um sistema de controle.

O sistema da Milvus pode ser integrado com o controle do help desk, que potencializa ainda mais seu posicionamento estratégico para o negócio. É preciso lembrar que qualquer ação da empresa precisa ser validada pela TI, que confirmará se a estrutura atual suporta ou não as novas demandas em termos de processamento.

Considerando sua posição tão estratégica para o negócio, como é possível fazer o gerenciamento de ativos mais eficientemente? Confira nossas dicas.

1. Planeje o mapeamento de ativos

A estrutura de uma empresa pode tornar seu mapeamento de ativos consideravelmente complexo, em especial quando filiais e bases de apoio utilizam equipamentos que integram o ativo da empresa.

Essa etapa, no entanto, é fundamental para o sucesso de todo o restante do acompanhamento. Sendo assim, é primordial dedicar um tempo para traçar um plano logístico que garanta que tal mapeamento seja feito pela equipe de TI.

Identificação no equipamento, análise de sua condição atual e demais informações relevantes a serem coletadas devem compor os relatórios e registros no sistema. Ao planejar os deslocamentos da equipe de TI, também é possível otimizar suas abordagens reunindo dois ou mais pontos em cada período de mapeamento.

Esse processo deve ser acompanhado, e a porcentagem de sucesso é indicada por base até a conclusão de todo o inventário. A partir do momento que a estrutura atual estiver toda identificada, os itens que forem sendo adquiridos posteriormente deverão seguir a sequência de controle.

2. Acompanhe o ciclo de vida dos ativos

Com todas as informações adquiridas no processo de mapeamento, o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos pode ser intensificado. Isso é ainda mais evidente quando consideramos o uso de sistemas de gestão de TI.

Eles podem trazer relatórios dos dados que demonstram a performance do equipamento ou software, inclusive alimentados pelo volume e pela incidência de chamados de suporte para aquela máquina.

Tais informações ajudam o gestor de TI e sua equipe a orientarem a empresa sobre a necessidade de novas aquisições e também se a performance atual tem reservas de utilização ou já está em seu limite.

3. Automatize alertas e processos da gestão de TI

Assim como em outros diversos setores, muitas rotinas da área de TI podem ser automatizadas, eliminando a necessidade da intervenção da equipe de especialistas em rotinas burocráticas e nada complexas.

Recursos de autopreenchimento, leitura do código de barras para registros de equipamentos e outras tantas automatizações podem auxiliar no controle e gerenciamento de ativos.

4. Fique atento à escalabilidade da sua estrutura

O setor de TI já é considerado estratégico pela grande maioria das empresas, porém seu esforço para contribuir para o potencial competitivo do negócio não pode parar.

Por isso, fazer o gerenciamento de ativos com o foco na escalabilidade dos serviços é fundamental. Isso garantirá que a diretoria da empresa valorize o setor sempre que precisar tomar decisões arrojadas e ter a estrutura pronta para dar apoio ao que for planejado.

5. Saiba convencer sua diretoria

Convencer a diretoria, no entanto, ainda é um grande desafio. Por isso, conhecer bem o negócio, as diretrizes que serão dadas nos próximos meses e quais são as métricas valorizadas pela gestão é fundamental para construir justificativas e abordagens convincentes.

É preciso saber demonstrar a importância da gestão da TI para a diretoria, mostrando sua contribuição para a empresa em andamento e crescimento, evitando a ocorrência de indisponibilidades de serviços, falhas operacionais e problemas de estoque e reposição de peças.

A indisponibilidade do serviço de e-mail, por exemplo, pode causar efeitos em toda a estrutura do negócio e atingir individualmente a experiência como usuário de diretores e tomadores de decisão. A construção da imagem e da importância da área de TI e do seu gerenciamento de ativos, portanto, ocorre em virtude de seu sucesso, mesmo que em alguns momentos ele não seja reconhecido dessa maneira.

Com essas dicas, é possível ter controle e boa relação de suporte para todos os serviços e equipamentos da organização. Como foi dito, eles terão prioridades e concepções diferentes para cada tipo de negócio, mas, no geral, têm grandes agrupamentos, como:

  • Inventário de TI: corresponde a todos os hardwares da organização e demais elementos de apoio ao negócio, como aparelhos de telefonia, roteadores etc.;
  • Inventário de rede: sistemas utilizados, redes de internet e demais soluções que integram as ferramentas.

Mirando tais agrupamentos e utilizando as ferramentas certas, o gerenciamento de ativos complementa o caráter estratégico do setor de TI e permite que a estrutura do negócio seja mais eficiente em termos de custos e também esteja sempre preparada para uma rápida mudança do mercado.

Sua empresa já vivenciou um gargalo operacional da estrutura atual que a impediu de agarrar uma oportunidade de negócio? Então você sabe que é preciso sempre manter o controle em dia e estar atento às novidades que surgem para melhorar a gestão, não é mesmo?

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