5 dicas práticas para planejar e seguir o orçamento de TI

Conforme os recursos de TI vão se tornando cada vez mais importantes para o crescimento dos negócios, cresce a necessidade de uma gestão inteligente dos seus gastos. A forma como seu orçamento é planejado e executado é crucial para aumentar a produtividade do setor e, consequentemente, de toda a empresa.

Mas algumas dúvidas sempre aparecem na hora de lidar com a questão. Por mais que planejamento seja sempre uma palavra-chave para uma gestão eficiente. Porém, quando o assunto envolve prever gastos, isso é um grande desafio.

Não se preocupe! Mostraremos aqui 5 dicas que vão ajudá-lo a planejar e seguir seu orçamento de TI com sucesso!

1. Identifique os principais gastos

Se o orçamento de TI for tratado com um planejamento cuidadoso, é possível descomplicar bastante esse processo de gestão. Além disso, a empresa passa a ser capaz de programar investimentos, avaliar riscos e garantir eficiência no uso dos recursos. Tudo isso, entretanto, exige conhecimento aprofundado dos principais gastos.

O custo de manter um setor de TI pode variar bastante, de acordo com o setor de atuação da sua empresa e sua dinâmica interna. Ainda assim, uma coisa é certa: é possível categorizá-los de acordo com o destino e a função de cada um.

Para começar, é interessante que você faça um levantamento dos gastos mais recorrentes. A manutenção, por exemplo, é uma despesa constante que a infraestrutura de TI exige. E não estamos falando apenas de consertar equipamentos e prevenir falhas, mas de manter os sistemas operando com qualidade.

Diversos softwares utilizam licenças que precisam ser renovadas. Contratos de IaaS e SaaS, por exemplo, também se encaixam nesse grupo. Dependendo de qual a estratégia e o tamanho de sua empresa, pode até mesmo ser interessante tratar dessas despesas em separado.

O fundamental é que esse custo não esteja diretamente misturado, por exemplo, aos de investimento em novos equipamentos, mão de obra, consultorias etc. Vale lembrar que o mesmo deve ser feito por departamento, pois isso facilitará num segundo momento, do qual falaremos a seguir.

2. Crie e analise relatórios periódicos

Os gastos inclusos no orçamento de TI, quando divididos por departamento e categorias, costumam variar ao longo do tempo. Isso ocorre em função de diversos fatores — mudanças no mercado, implementação de novas estratégias, troca de equipamentos ou softwares, entre outros.

E a criação de um orçamento para o próximo período (trimestre, semestre ou ano) não pode ser deixada para a última hora. No mínimo, é preciso analisar constantemente o comportamento atual da empresa para planejar os passos seguintes. Por isso, crie o hábito de gerar relatórios e gastos e compará-los com o que estava previsto no orçamento inicial.

Essa estratégia permite a visualização de um panorama real dos gastos atuais, além de servir de alicerce para a elaboração dos próximos orçamentos.

3. Estipule indicadores e metas

Para o monitoramento dos gastos atuais, é fundamental contar com métricas ou indicadores que mostrem o quão dentro do planejado está o setor de TI. Entretanto, é preciso utilizar esses números também para definir metas para os orçamentos futuros. E não estamos falando apenas de valores.

Um planejamento de qualidade deve conter quais os softwares e hardwares que a empresa visa implementar, qual a forma de aquisição, seus prazos de entrega, formas de pagamento etc. Orçamentos criados de última hora costumam ser pesadelos para os gestores, pois estabelecem um valor a ser investido, mas não detalham exatamente como isso deve ser feito.

Atuar com Business Intelligence é uma prática que deve fazer parte da rotina de todo gestor. Se a TI assume um papel cada vez mais relevante ao gerar valor para os negócios, cresce também a necessidade de tomar decisões inteligentes com base em informações confiáveis.

4. Faça um levantamento dos gaps do negócio

O principal guia para a gestão de TI deve ser a estratégia da empresa. Com base nela, é preciso criar um planejamento estratégico próprio para o setor — inclusive, ele deve ser alinhado com a Diretoria. Porém, ao elaborar o orçamento de TI, é importante avaliar os gaps do negócio para identificar pontos a serem melhorados.

Estamos falando de lacunas no planejamento ou na capacidade de atuação da empresa. Se o sistema de help desk, por exemplo, vem deixando a desejar devido à falta de integração entre os canais de atendimento, é hora de colocar no planejamento um upgrade ou escolher uma nova solução.

O mesmo se aplica a outras ferramentas e até aos processos da empresa. É possível, por exemplo, inserir no orçamento a contratação de um novo profissional para desempenhar uma nova função que vai otimizar os projetos de TI.

O mais importante é fazer uma análise desses gaps para verificar qual o investimento que trará o maior retorno. Assim, o orçamento de TI não se torna o reflexo de simples gastos — e sim um conjunto de investimentos.

Essas melhorias podem ser estudadas dentro de cada departamento para que a TI participe do processo de evolução tecnológica de toda a empresa.

5. Utilize a tecnologia a seu favor

Na era da transformação digital, é importante colocar a tecnologia para trabalhar a seu favor, inclusive nos processos de gestão. Existem diversas soluções focadas em otimizar atividades mais burocráticas que podem auxiliar você a ter um controle mais rígido dos gastos da TI. E não estamos falando apenas de planilhas e documentos digitalizados!

Investir um sistema que gerencie o inventário de TI, por exemplo, é fundamental para monitorar de perto seus investimentos. Nele, é possível consultar seus recursos, avaliar quais têm vida útil mais curta e fazer o planejamento para substituição ou manutenção.

Como mostramos no início do artigo, para seguir o orçamento planejado é preciso estar alinhado às demandas atuais da TI. Por isso, é fundamental identificar as necessidades antes que elas surjam. Do contrário, os recursos (físicos e digitais) se tornam obsoletos ou inutilizáveis sem aviso prévio!

A compra de novos equipamentos e softwares deve ser sempre planejada. Recursos que quebram ou precisam ser substituídos em situação de emergência são evidências de uma falha no processo de gestão. É preciso monitorar e garantir que o orçamento cubra a manutenção preventiva para evitar a corretiva.

Por mais simples que essas dicas sejam, elas costumam passar batido na hora de elaborar um planejamento de gestão. Faça uso delas em sua rotina e rapidamente o orçamento de TI será um importante aliado de sua equipe — e não um vilão!

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