4 Sinais claros de que você precisa de um sistema de Help Desk

Quer saber se precisa de verdade de um sistema de help desk e gestão de chamados? Fácil: se você tem muitos clientes e não possui ainda esse sistema, a resposta é “sim, precisa”.

Quer um teste mais detalhado? Então verifique os quatro pontos a seguir. Se em sua empresa você constatar qualquer um deles (ou pior, mais de um), então você tem um forte indicador de que sua empresa está atendendo com qualidade reduzida na gestão, o que certamente vai trazer problemas no relacionamento com o cliente (se já não está trazendo):

Teste: Preciso ou não de um Sistema de Help Desk?

Sinal nº 1

Os processos internos são fonte constante de stress: na sua cabeça, tudo está fácil e claro, quando você fala todos entendem e não tem dúvidas. Chega na hora do atendimento… pronto, bagunça na certa. O atendimento demora, a informação não bate, as promessas não são cumpridas e, quando você menos espera, o pepino está de volta à sua mesa. Se você enxerga sua realidade aqui, infelizmente você está enfrentando problemas de organização na operação dos chamados, o que gera todo este nível de estresse desnecessário, baixa eficiência no trabalho e desgaste junto ao cliente.

Sinal nº 2

Planilhas, papeis e e-mails fazem parte do seu arsenal de informações: “onde estava aquela anotação do pedido do cliente?”, “em qual planilha ficou o histórico de compras daquele senhor”, “nas minhas anotações está que a calça dela era amarela, mas na do fulano diz que era azul – e que era um short-saia”. Parece familiar?

Se este é seu caso, é seguro afirmar que sua empresa precisa desesperadamente de um sistema unificado de informações, zerando qualquer duplicidade de informações e consolidando toda a base de dados de clientes e históricos em um só lugar, evitando perdas de informações importantes e tornando quase imediato o acesso ao que importa.

Sinal nº 3

A produtividade está estagnada: o volume de trabalho aumenta, a economia restringe as contratações e os treinamentos parecem não surtir efeito na eficiência dos agentes. Esta realidade afeta muitas empresas e, embora seja fácil de constatar, pode ser difícil diagnosticar. Afinal, onde está o problema?A resposta costuma girar ao redor da falta de métricas e mensurações de trabalho, aliadas à falta de centralização de informações.

Os agentes não conseguem ser melhor direcionados pois não se sabe qual o gargalo em seu trabalho nem quais os momentos ou situações de maior exigência da equipe; some a isso a ineficiência do processo, onde um atendimento simples demora muito por falta de informação acessível rapidamente.

Sinal nº 4

Você não consegue medir qualidade, logo não consegue conduzir melhorias: o grande medo de muitas empresas é achar que está fazendo tudo certo, enquanto o cliente acha justamente o contrário.

A falta de capacidade de medição é um dos grandes fatores que causam a impossibilidade de evolução da área, havendo a necessidade de um sistema de gestão para mudar este quadro.

A solução está aqui

Não se preocupe se sua empresa se enquadra: o sistema de help desk Milvus está aqui justamente para isso. Com nosso sistema de Helpdesk seu atendimento ganha agilidade, organização de informações, integração com sistema de estoque, capacidade de mensuração e geração de relatórios gerenciais, o que gera mais satisfação no cliente, mais capacidade de decisão e gestão e economias de tempo e dinheiro.

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