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5 motivos para você gerenciar tarefas no setor de TI

17 de maio de 2019
Por Felipe Alves

Durante muito tempo, o setor de TI atuou como apenas uma engrenagem dentro de uma empresa. O objetivo principal era garantir o bom andamento dos sistemas de informática da corporação, com atividades de suporte, limitadas a solução de problemas simples, com hardwares e softwares. Nesse cenário, não havia tanta preocupação em gerenciar tarefas.

Com a transformação digital, o crescimento da computação em nuvem, o big data e o aumento da capacidade da internet, o setor de TI emergiu como um dos protagonistas nas estratégias de sucesso de uma empresa. O êxito do setor nesse novo papel na organização deve ser acompanhado de uma boa gestão de tarefas.

Com um mercado cada vez mais competitivo e com ferramentas cada vez mais completas, a boa gestão acaba sendo o diferencial para que seja extraído o melhor de uma infraestrutura de TI, aumentando a produtividade do setor e a efetividade no cumprimento dos prazos — sem elevar custos. Neste post vamos apresentar cinco motivos para você implementar a gestão de tarefas hoje mesmo em sua empresa. Confira!

1. Alinhar o setor de TI aos objetivos da empresa

A gestão de tarefas facilita o alinhamento dos trabalhos da área de TI aos objetivos da empresa, colocando o setor como um dos agentes que fazem a diferença para o sucesso do core business. Para isso, o gestor da área deve participar das reuniões em que são discutidas e estabelecidas as metas da corporação.

Com as informações estratégicas em mãos, o gestor poderá definir quais são as ferramentas e os serviços que serão utilizados, além de selecionar quais colaboradores ficarão engajados em cada tarefa, com funções e prazos bem determinados.

Por meio dessa gestão estratégica, com uma abordagem mais consultiva, o setor de TI potencializará a sua integração com os demais setores da empresa. Assim, toda a organização estará sincronizada com um mesmo objetivo.

2. Aumentar a produtividade

A gestão de tarefas ajudará no aumento de produtividade, pois permitirá rotinas mais mensuráveis e organizadas, com prazos e padrões a serem seguidos. O objetivo é aumentar a carga de trabalho, sem aumentar os custos e sem sobrecarregar os colaboradores. Isso só será possível com uma boa avaliação dos objetivos e da capacidade da infraestrutura.

Entre as principais ações que contribuem para um ganho de produtividade, está a eliminação ou automação de tarefas repetitivas e burocráticas. Esse tipo de ação toma tempo e ocupa um funcionário que poderia estar desempenhando um papel mais determinante para o core business.

A empresa ganha funcionários e horas de trabalho sem ter que investir em contratações, apenas com alguns remanejamentos e utilizando ferramentas de automação de processos.

3. Trabalhar com as ferramentas corretas

A gestão de tarefas permite uma avaliação detalhada das reais necessidades do setor de TI. Os ganhos em produtividade dependerão da utilização das ferramentas e dos serviços corretos.

Quando falamos em otimizar as ferramentas, não estamos nos referindo apenas a aquisição ou atualização de ativos, mas também à eliminação ou substituição daqueles que só geram gastos e podem ter suas operações absorvidas por outros softwares ou dispositivos. Ou seja, em vez de duas ferramentas, o ideal é centralizar as operações em apenas uma, facilitando a gestão, o monitoramento e o acesso a dados e métricas.

A boa gestão de tarefas, que culmina em uma melhor utilização dos ativos e o uso correto de ferramentas, reduz a necessidade do uso indevido de dispositivos e softwares externos, que podem ser tornar portas de entrada para invasões e vazamento de dados.

São detalhes que parecem pequenos à primeira vista, mas que no somatório se tornam um grande diferencial na capacidade produtiva da empresa como um todo. Nesse novo cenário de transformação digital, quem não estiver com o setor de TI 100% alinhado com os objetivos do negócio perderá um grande diferencial de mercado.

4. Ter mais disponibilidade da infraestrutura

Esse é um dos grandes desafios da gestão de tarefas, organizar os processos a fim de evitar gargalos e perdas produtivas, por falta de disponibilidade de infraestrutura. A gestão de tarefas deve estar alinhada a uma atuação proativa do setor de TI, agindo preventivamente, com monitoramento e automação.

Uma atuação reativa, com base em soluções de problemas após os acontecimentos, com os profissionais agindo como “apagadores de incêndios”, acaba truncando a produtividade. Nesse cenário, o setor de TI passa a ser encarado da forma antiquada, como um agente que serve apenas para resolver problemas.

Para implementar uma boa gestão de tarefas, o gestor deverá contar uma equipe bem engajada e uma ferramenta de gestão que permita a centralização de processos, o monitoramento e a gestão de tickets.

Assim, o gerenciamento de tarefas poderá cumprir a sua principal missão, que é manter um fluxo de trabalho contínuo, em que os colaboradores tenham uma rotina de trabalho mais fluida, sem gargalos e excessos.

Como a gestão de processos caminha junto à capacidade do empreendimento, o setor de TI deve seguir a mesma linha e manter uma rotina que acompanhe todos os projetos e as estratégias que visam o núcleo do negócio.

5. Melhorar o desempenho da equipe de projetos

Sem uma gestão de tarefas, com a ausência de uma ordem e com falta de ferramentas bem planejadas para a execução de projetos, a empresa corre o risco de ter perda de foco e de efetividade. O resultado são projetos atrasados e sem sincronia.

Quando há uma estruturação e uma boa gestão, a integração entre os envolvidos em um projeto se torna mais fácil. O gerente consegue acompanhar e monitorar os resultados mais de perto. Além disso, com as definições bem estruturadas, com o aparato tecnológico correto, a execução se torna mais fluida e há uma padronização das atividades.

Como vimos neste post, gerenciar tarefas necessita da criação de uma boa política de delegação e monitoramento de tarefas, na qual o gestor consiga designar e distribuir as demandas com foco no sucesso do negócio, e não agindo como um agente reativo. A melhor maneira de atingir esse objetivo é com a utilização de uma ferramenta de gestão, que poderá ser integrada aos processos.

Gostou do post? Então continue com a gente e saiba como evitar gastos extras por causa de gerenciamento de ativos mal feito!